Microsoft Teams Approvals: Đơn Giản Hóa Quy Trình Phê Duyệt Và Quản Lý Yêu Cầu

Approvals là một công cụ mạnh mẽ giúp hợp lý hóa các yêu cầu và quy trình của nhóm bạn, đảm bảo không có công việc nào bị bỏ sót. Công cụ này giúp đơn giản hóa các quy trình làm việc như ký duyệt tài liệu, phê duyệt hóa đơn hoặc hoàn tất tài liệu tiếp thị, giúp việc cộng tác trở nên hiệu quả hơn.

Bây giờ, hãy cùng tìm hiểu cách truy cập Approvals:

Điều hướng đến thanh ứng dụng ở phía bên trái của ứng dụng Teams.
Nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm (…) để hiển thị các ứng dụng bổ sung.
Chọn “Approvals” từ danh sách hoặc sử dụng thanh tìm kiếm để tìm và chọn ứng dụng.

Sau khi truy cập vào Approvals, bạn sẽ thấy giao diện đơn giản và dễ sử dụng. Ở góc trên bên trái, bạn sẽ thấy tab “Received“, nơi hiển thị các yêu cầu từ nhân viên của bạn, và tab “Sent“, nơi hiển thị các yêu cầu phê duyệt mà bạn đã gửi để xem xét.

Ở phía bên trái, bạn sẽ thấy các tùy chọn cho Approvals, Adobe Sign và DocuSign. Nếu bạn có tài khoản với một trong các dịch vụ này, bạn có thể chọn tùy chọn tương ứng, đăng nhập bằng thông tin xác thực của mình hoặc bắt đầu dùng thử miễn phí.

Các tùy chọn trong tab bên trái bao gồm:

Approvals – Xem và quản lý các yêu cầu phê duyệt hiện tại của bạn.
Adobe Sign – Adobe Sign cho Microsoft Teams cho phép bạn tạo, gửi, ký và quản lý các thỏa thuận trực tiếp trong Teams.
DocuSign – Tích hợp DocuSign với Microsoft Teams giúp hợp lý hóa quy trình phê duyệt, cho phép bạn tạo, quản lý và chia sẻ các yêu cầu phê duyệt cần chữ ký.

Bây giờ, khi bạn đã biết cách điều hướng trong Approvals, hãy cùng tạo yêu cầu phê duyệt đầu tiên của chúng ta!

Nhấp vào “New approval request” (Yêu cầu phê duyệt mới) ở góc trên bên phải màn hình.
Chọn loại yêu cầu của bạn:

Basic Request – Yêu cầu đơn giản, dễ thực hiện.
Adobe Sign – Sử dụng Adobe Sign để gửi và ký tài liệu điện tử (eSignature). Lưu ý: Bạn cần đăng nhập vào tài khoản Adobe hoặc bắt đầu dùng thử miễn phí nếu chưa có tài khoản.
DocuSign – Gửi và ký tài liệu bằng DocuSign. Bạn sẽ cần đăng nhập vào tài khoản DocuSign hiện có hoặc tạo một tài khoản miễn phí.
Templates in Approvals – Tạo và sử dụng các mẫu cho các yêu cầu lặp lại, giúp tiết kiệm thời gian và tùy chỉnh theo nhu cầu của nhóm hoặc tổ chức của bạn.

Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ tạo một Basic Request.

Đặt tên cho yêu cầu của bạn một cách rõ ràng và mô tả chi tiết để dễ dàng nhận diện.
Nhập tên của người phê duyệt và chọn họ từ danh sách. Nếu gửi yêu cầu đến nhiều người phê duyệt, bạn có thể bật tùy chọn **”Require responses in the assigned order”** (Yêu cầu phản hồi theo thứ tự được chỉ định). Tùy chọn này đảm bảo rằng trong khi có thể thêm nhiều người nhận ở mỗi cấp, chỉ cần một phản hồi là đủ để yêu cầu tiếp tục xử lý.
Chọn mức ưu tiên cho yêu cầu của bạn.
Thêm các chi tiết bổ sung nếu cần, chẳng hạn như mô tả yêu cầu, lý do phê duyệt hoặc bất kỳ thông tin nào giúp người phê duyệt hiểu rõ hơn về yêu cầu của bạn.
Đính kèm tệp mà bạn muốn được phê duyệt bằng cách tải lên từ máy tính, OneDrive hoặc một nguồn lưu trữ khác.
Bạn có thể tạo các tùy chọn phản hồi tùy chỉnh cho người phê duyệt, chẳng hạn như “Đồng ý” hoặc “Từ chối”, bằng cách bật tùy chọn “Custom response”. Ngoài ra, bạn cũng có thể gửi yêu cầu đến một môi trường khác ngoài môi trường mặc định nếu cần.
Nhấn Send để gửi yêu cầu

Ngoài ra, bạn có thể tạo yêu cầu phê duyệt nội bộ trực tiếp trong chat hoặc kênh bằng cách làm theo các bước sau:

Điều hướng đến Chat hoặc Channel trong Microsoft Teams.
Chọn cuộc trò chuyện hoặc kênh mà bạn muốn gửi yêu cầu phê duyệt.
Ở thanh công cụ dưới cùng, nhấp vào dấu “+” để tìm kiếm và thêm Approvals.

Tại đây, bạn sẽ có các tùy chọn để tạo yêu cầu phê duyệt theo nhu cầu của mình. Điền đầy đủ thông tin, chọn người phê duyệt và gửi yêu cầu trực tiếp trong cuộc trò chuyện hoặc kênh đã chọn.

Khi bạn nhận được một yêu cầu phê duyệt trong tab “Received”, bạn sẽ có thể xem các thông tin chi tiết sau cho từng yêu cầu:

Priority – Dấu chấm than (!) biểu thị mức độ ưu tiên cao, trong khi các yêu cầu có mức độ ưu tiên trung bình sẽ không có ký hiệu.
Request Title – Tên của yêu cầu phê duyệt.
Status – Trạng thái hiện tại của yêu cầu: Requested (Đã yêu cầu), Approved (Đã phê duyệt), Canceled (Đã hủy) hoặc Rejected (Bị từ chối).
Source – Nguồn gốc của yêu cầu.
Created – Ngày và giờ yêu cầu được tạo.
Sent By – Người đã gửi yêu cầu.
Sent To – Người nhận yêu cầu.

Bạn cũng có thể xem những thông tin tương tự cho các yêu cầu phê duyệt mà bạn đã gửi trong tab “Sent“.

Cách phê duyệt các yêu cầu được gửi đến bạn

Để phê duyệt hoặc từ chối một yêu cầu được gửi đến bạn, hãy làm theo các bước sau:

Chọn yêu cầu bạn muốn phê duyệt (hoặc từ chối) bằng cách nhấp vào yêu cầu đó.
Chi tiết của yêu cầu phê duyệt sẽ xuất hiện.
Thêm nhận xét (tùy chọn).
Chọn “Approve” (Phê duyệt) hoặc “Reject” (Từ chối), hoặc nhấp vào “More Actions” (Thêm hành động) nếu bạn cần hủy yêu cầu.
Sau khi bạn gửi phản hồi, trạng thái của yêu cầu sẽ thay đổi thành “Approved” (Đã phê duyệt) trong tab “Received” của bạn.

Với Approvals, việc tối ưu hóa quy trình yêu cầu và phê duyệt của nhóm bạn chưa bao giờ dễ dàng hơn thế. Giờ đây, bạn đã biết cách truy cập, tạo và quản lý phê duyệt, sẵn sàng nâng cao sự cộng tác và đảm bảo không có yêu cầu nào bị bỏ sót.

Sẵn sàng kiểm soát quy trình làm việc của bạn chưa? Hãy bắt đầu sử dụng Approvals ngay hôm nay để làm cho quy trình phê duyệt hiệu quả hơn bao giờ hết!

(Nguồn: Microsoft)