Microsoft 365 liên tục cập nhật và giới thiệu các tính năng mới nhằm giúp công việc của chúng ta trở nên dễ dàng hơn, hiệu quả hơn. 15 mẹo hữu ích của Microsoft 365 dưới đây sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm bớt các công việc hành chính nhàm chán và thậm chí có thể khiến công việc trở nên thú vị hơn.
1. Để Copilot làm những công việc tẻ nhạt cho bạn
Nếu bạn vẫn đang tự tay viết các email lặp đi lặp lại, tóm tắt cuộc họp hoặc lục tìm tài liệu cũ để rút ra những điểm chính, thì bạn đang làm việc quá vất vả.
Trợ lý AI của Microsoft, Copilot, giờ đây có thể đảm nhận những nhiệm vụ này chỉ với một lệnh đơn giản trong Word, Outlook hoặc Teams. Thay vì phải lội qua hàng loạt ghi chú cuộc họp, bạn có thể yêu cầu Copilot tóm tắt chúng ngay lập tức, giúp bạn có thêm thời gian cho những công việc năng suất (hoặc thú vị) hơn.
Ngoài ra, bạn còn có thể lưu các lệnh này vào thư viện lệnh để tạo danh sách hoàn hảo, phù hợp với nhu cầu của riêng bạn.
2. Tạm dừng bản nháp email trong Outlook Mobile
Bạn đã bao giờ bắt đầu viết một email, rồi bị phân tâm và quên mất ý định ban đầu chưa?
Giờ đây, Outlook Mobile cho phép bạn thu nhỏ bản nháp và giữ nó trong một ngăn nổi cho đến khi bạn sẵn sàng quay lại. Không còn những email viết dở bị bỏ quên hay phải viết lại từ đầu nữa!
3. Microsoft Planner đã được nâng cấp
Planner hiện kết hợp những tính năng tốt nhất của To Do và Project, giúp bạn dễ dàng hơn trong việc phân công công việc, theo dõi tiến độ và quản lý thời hạn.
Chế độ xem dòng thời gian mới cung cấp một bức tranh rõ ràng hơn về các nhiệm vụ sắp tới, giúp bạn lập kế hoạch trước thay vì phải xử lý gấp vào phút chót.
4. AI của OneDrive giờ đây có thể tìm chính xác thứ bạn cần
Nếu bạn từng lãng phí thời gian tìm kiếm một tệp bị thất lạc, thì đừng lo nữa – công cụ tìm kiếm AI của OneDrive sẽ thay đổi hoàn toàn cách bạn làm việc. Thay vì phải cuộn qua hàng loạt thư mục một cách thủ công, giờ đây bạn có thể hỏi Copilot trực tiếp về tệp của mình.
Copilot sẽ trích xuất những chi tiết quan trọng, tóm tắt nội dung tài liệu hoặc xác định chính xác nơi chứa thông tin bạn cần, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
5. Thông báo Teams không còn làm gián đoạn công việc của bạn
Bạn có bị mất tập trung mỗi khi nghe tiếng “ping” từ Teams không?
Nếu có, đây chính là bản cập nhật hoàn hảo dành cho bạn. Giờ đây, bạn có thể tùy chỉnh vị trí hiển thị thông báo trên màn hình. Dù bạn muốn chúng xuất hiện ở một góc ít gây phiền nhiễu hơn hay tắt hẳn, thì bản cập nhật này sẽ giúp bạn làm việc tập trung hơn mà không bị gián đoạn.
6. PowerPoint giờ đây có thể dịch toàn bộ bài thuyết trình chỉ với một cú nhấp chuột
Tính năng này cũng khiến tôi bất ngờ! Việc trình bày trước một nhóm quốc tế giờ đây trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. PowerPoint hiện có công cụ dịch tích hợp, cho phép bạn chuyển đổi toàn bộ bài thuyết trình sang một ngôn ngữ khác ngay lập tức.
Không còn phải vội vàng sao chép vào Google Dịch vào phút chót hay lo lắng về việc diễn đạt có chính xác hay không nữa!
7. Copilot Pages giúp động não trở nên thực sự hiệu quả
Nhiều buổi brainstorming thường kết thúc với một đống ghi chú lộn xộn mà không có kế hoạch hành động rõ ràng. Copilot Pages hoạt động như một không gian làm việc thông minh, nơi các ý tưởng có thể được ghi lại, sắp xếp và chỉnh sửa theo thời gian thực.
Thay vì những tờ giấy nhớ nguệch ngoạc hay ý tưởng bị lãng quên trên bảng trắng, giờ đây mọi thứ đều có cấu trúc và sẵn sàng cho bước tiếp theo.
8. Excel giờ đây dự đoán nhu cầu của bạn trước khi bạn nhận ra
Việc thiết lập một bảng tính đôi khi còn mất nhiều thời gian hơn chính công việc bạn đang làm…
Trải nghiệm khởi động mới của Excel giúp tăng tốc quy trình bằng cách đề xuất các mẫu dựa trên hoạt động gần đây của bạn. Nhờ đó, bạn có thể bắt tay ngay vào phân tích dữ liệu thay vì phải tốn thời gian định dạng hàng loạt cột và hàng.
9, Hộp thư “Focused inbox ” của Outlook lọc bỏ những email không quan trọng
Hộp thư đầy ắp email có thể là một cơn ác mộng, nhưng Outlook’s Focused Inbox giúp bạn giải quyết vấn đề này bằng cách tự động phân loại email quan trọng khỏi những nội dung quảng cáo hoặc cập nhật không cần thiết.
Với tính năng này, bạn sẽ dành ít thời gian hơn để lọc những email không liên quan và tập trung hơn vào những thư thực sự quan trọng.
10. Tổ chức hội thảo trên Teams dễ dàng hơn bao giờ hết
Trước đây, tổ chức một buổi hội thảo trực tuyến có thể yêu cầu sử dụng nhiều công cụ khác nhau hoặc phiên bản Teams cũ hơn. Nhưng giờ đây, Teams đã tích hợp đầy đủ các tính năng cần thiết, bao gồm trang đăng ký có thương hiệu, thông tin chi tiết về người tham dự và email theo dõi tự động.
Bạn có thể thiết lập và tổ chức hội thảo chuyên nghiệp trực tiếp từ lịch của Teams mà không cần đến phần mềm bên thứ ba.
11. Tính năng bảo mật của Microsoft 365 ngày càng thông minh hơn
Các mối đe dọa an ninh luôn thay đổi, và Microsoft 365 cũng vậy. Với tính năng bảo vệ được hỗ trợ bởi AI, Microsoft 365 có thể phát hiện các cuộc tấn công lừa đảo (phishing), chặn email đáng ngờ và ngăn chặn rò rỉ dữ liệu trước khi chúng xảy ra.
Trung tâm Bảo mật Microsoft 365 thậm chí còn cung cấp các đề xuất bảo mật được cá nhân hóa để giúp tổ chức của bạn luôn đi trước một bước.
12. Tiết kiệm thời gian với mẫu tùy chỉnh trong Word và PowerPoint
Nếu bạn thường xuyên tạo các tài liệu hoặc bài thuyết trình tương tự nhau, không cần phải bắt đầu từ đầu mỗi lần. Thay vì lặp đi lặp lại việc định dạng tài liệu, bạn có thể thiết lập một mẫu (template), lưu lại và sử dụng lại bất cứ khi nào cần, giữ cho mọi thứ nhất quán và tiết kiệm rất nhiều thời gian.
13. Microsoft Project for the Web giúp theo dõi dự án dễ dàng hơn
Không phải ai cũng thích sơ đồ Gantt, nhưng Microsoft Project for the Web giúp việc theo dõi tiến độ dự án trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Với giao diện trực quan, bạn có thể nhanh chóng nắm bắt trạng thái dự án, xác định các điểm tắc nghẽn tiềm ẩn và điều chỉnh thời gian trước khi mọi thứ đi chệch hướng.
14. Chuyển đổi dữ liệu Power BI thành biểu đồ dễ hiểu
Nếu bảng tính làm bạn đau đầu như tôi, thì Power BI sẽ là trợ thủ đắc lực. Thay vì phải nhìn chằm chằm vào hàng loạt con số và cố gắng tìm ra ý nghĩa, Power BI sử dụng AI để tạo báo cáo dưới dạng biểu đồ và đồ thị trực quan, giúp bạn dễ dàng nắm bắt thông tin chỉ trong nháy mắt.
15. Chế độ tập trung của Windows 11 giúp bạn làm việc hiệu quả hơn
Nếu bạn dễ bị phân tâm, thì Focus Mode của Windows 11 sẽ giúp bạn tập trung hơn. Tính năng này sẽ tắt thông báo và tạo ra những khoảng thời gian làm việc không bị gián đoạn, giúp bạn tập trung vào công việc mà không bị kéo ra bởi hàng loạt cảnh báo – một điều mà ai cũng thấy khó chịu khi cần tập trung cao độ vào một dự án!
(Nguồn: Changingsocial)
Tham khảo thêm:
Liên hệ với Vietbay để được tư vấn:
