AI đang cách mạng hóa cả cách thức và nơi làm việc khi các mô hình làm việc linh hoạt ngày càng trở nên phổ biến. Tuy nhiên, những thách thức như việc phối hợp trực tiếp kém vẫn còn tồn tại, với gần một nửa (49%) người lao động tri thức toàn cầu không gặp gỡ được các đồng nghiệp quan trọng khi đến văn phòng, và nhiều người trong số họ dành thời gian tham gia các cuộc họp hybrid không hiệu quả. Điều này đã dẫn đến việc 65% không gian văn phòng toàn cầu bị sử dụng kém.
Để giải quyết các vấn đề này, các giải pháp nơi làm việc sử dụng AI như Microsoft 365 Copilot, Teams và Microsoft Places mới được ra mắt đã xuất hiện. Các công cụ này giúp việc phối hợp trực tiếp trở nên dễ dàng hơn, tạo điều kiện cho các cuộc gặp gỡ ngẫu hứng hoặc có kế hoạch và cung cấp cho các quản trị viên CNTT những thông tin quý giá về việc sử dụng không gian. Bằng cách tích hợp AI vào chiến lược nơi làm việc, các tổ chức có thể cải thiện sự hợp tác, hiệu quả và tối ưu hóa không gian.
Đơn giản hóa việc phối hợp trong công việc
Việc phối hợp các kết nối trực tiếp trong môi trường làm việc linh hoạt thường gặp khó khăn và tốn thời gian, được gọi là thuế phối hợp “coordination tax.” Các công cụ sử dụng AI trong Microsoft Places, Teams và Copilot giúp đơn giản hóa quá trình này bằng cách tích hợp lịch làm việc, kế hoạch vị trí và hướng dẫn từ đội nhóm. Người dùng có thể tạo kế hoạch làm việc định kỳ thông qua lịch hợp nhất trong Teams và Outlook, nêu rõ các ngày làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa. Hệ thống tinh gọn này cũng cung cấp hướng dẫn từ các nhà lãnh đạo trong đội nhóm để hỗ trợ việc hợp tác trực tiếp hiệu quả.
Kế hoạch làm việc này tạo nền tảng cho việc cập nhật hiện diện tại nơi làm việc – một chỉ dẫn trong thẻ người dùng trên Teams cho biết bạn làm việc ở đâu trong ngày và giúp đồng nghiệp dễ dàng tìm thấy bạn tại văn phòng.
Khi lịch trình của bạn thay đổi, bạn sẽ muốn điều chỉnh kế hoạch làm việc của mình. Để thực hiện thay đổi theo thời gian thực, hãy truy cập vào thẻ Places trong lịch hợp nhất – nơi bạn có thể xem những gì đang diễn ra trong một ngày cụ thể và thực hiện các hành động như cập nhật kế hoạch làm việc và nhanh chóng đặt phòng.
Không chắc liệu có nên đến văn phòng vào một ngày cụ thể? Copilot có thể giúp bạn, phân tích lịch trình của bạn, lịch làm việc của đồng nghiệp và hướng dẫn của đội nhóm để đề xuất ngày đi làm tại văn phòng phù hợp.
Chỉ với một cú nhấp chuột, bạn có thể cập nhật vị trí làm việc dự kiến của mình thành văn phòng và xem những cuộc họp trực tiếp nào vẫn cần phòng họp. Thông qua tính năng đặt phòng nhanh, bạn sẽ nhận được các đề xuất về phòng và có thể đặt không gian cho cả ngày làm việc chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Từ thẻ Places, bạn cũng có thể:
- Cập nhật kế hoạch làm việc và hiện diện tại nơi làm việc – thay đổi vị trí làm việc của bạn thành làm việc từ xa, tại văn phòng, hoặc thậm chí là một tòa nhà hoặc tầng văn phòng cụ thể.
- Xem nhanh những đồng nghiệp cũng có kế hoạch làm việc tại văn phòng.
- Xem và thực hiện các đề xuất do Copilot tạo ra về những ngày tốt nhất để đến văn phòng.
- Nhận nhắc nhở để đặt chỗ ngồi vào những ngày làm việc tại văn phòng.
- Xác định các cuộc họp trong lịch của bạn chưa có phòng được đặt và nhanh chóng đặt phòng dựa trên yêu cầu của bạn.
Có thể truy cập thông qua cả lịch hợp nhất và ứng dụng Places, Places Finder giúp bạn dễ dàng đặt các không gian phù hợp – cho dù là phòng họp hay bàn làm việc – cho trải nghiệm làm việc tại văn phòng của bạn.
Places Finder vượt ra ngoài giao diện đặt phòng tiêu chuẩn để giúp bạn tìm được không gian phù hợp với nhu cầu đặc biệt của mình. Cho dù bạn đang tìm kiếm một phòng hội nghị hoàn hảo cho nhóm lớn với các yêu cầu AV cụ thể, hay muốn đặt một bàn làm việc cho công việc tập trung hơn, Places Finder đều có thể hỗ trợ.
Trong Places Finder, bạn có thể:
- Lọc các phòng có sẵn theo tòa nhà, tầng, sức chứa, cấu hình AV và các tiêu chí khác.
- Xem hình ảnh chi tiết của các phòng có sẵn.
- Đặt bàn làm việc cho cả ngày.
- Tìm kiếm và đặt không gian sử dụng bản đồ và sơ đồ tầng.
Khi bạn đã tìm và đặt được không gian phù hợp cho cuộc họp, Copilot đảm bảo việc đặt phòng của bạn được quản lý liên tục, ngay cả khi lịch trình thay đổi hoặc tình trạng phòng thay đổi. Với tính năng đặt phòng quản lý, Copilot sẽ tự động phản hồi khi có sự thay đổi về thời gian cuộc họp hoặc tình trạng phòng, và tự động đặt lại cho bạn vào một phòng tương tự.
Places finder giúp bạn dễ dàng đặt phòng và chỗ ngồi trước thời hạn – nhưng nếu bạn quên đặt chỗ hoặc lịch trình của bạn thay đổi vào phút cuối, bạn cũng có thể sử dụng chỗ ngồi có thể đặt trước. Để đặt chỗ ngồi ad-hoc, chỉ cần cắm thiết bị của bạn vào màn hình hoặc đế cắm của bàn làm việc có sẵn để tự động đặt chỗ ngồi (và sắp tới, tự động cập nhật sự hiện diện tại nơi làm việc của bạn để đồng nghiệp có thể tìm thấy bạn tại bàn làm việc của bạn).
Hiện đại hóa trải nghiệm nơi làm việc
Hiện đại hóa nơi làm việc bao gồm việc trang bị văn phòng với công nghệ hỗ trợ sự hợp tác linh hoạt và bao trùm. Các công cụ như Microsoft Teams cho phép nhân viên cập nhật hiện diện tại nơi làm việc của mình một cách thủ công hoặc tự động thông qua các tính năng như bàn làm việc có thể đặt trước và phòng BYOD, giúp kết nối tốt hơn bằng cách hiển thị vị trí của các đồng nghiệp trong các cuộc trò chuyện trên Teams. Những cải tiến sắp tới vào năm 2025 sẽ bao gồm việc tự động cập nhật hiện diện tại nơi làm việc thông qua Wi-Fi và các công cụ hỗ trợ kết nối với những người gần đó.
Đối với các cuộc họp hybrid, các tính năng sử dụng AI như camera thông minh IntelliFrame cải thiện tính bao trùm bằng cách tạo ra các khung hình video riêng biệt cho từng người tham gia và cung cấp các chế độ xem đa camera trên đám mây. Các nâng cấp bổ sung vào năm 2025 sẽ bao gồm tính năng chuyển đổi camera tự động để tối ưu hóa khả năng hiển thị và lựa chọn nhiều nguồn camera cho các chế độ xem cá nhân hóa, đảm bảo tích hợp mượt mà giữa người tham gia từ xa và tham gia trực tiếp. Chế độ xem đa camera sẽ ghi lại từng nguồn camera trong phòng họp, cho phép bạn lựa chọn nguồn camera nào để xem.
Trợ lý Facilitator trong các cuộc họp cũng sẽ hoạt động với Teams Rooms vào đầu năm 2025, ghi lại và hiển thị ghi chú thời gian thực cho tất cả các người tham gia cuộc họp, cả những người ở trong phòng và những người tham gia từ xa. Tương tự, bạn cũng sẽ có thể mời Facilitator tham gia các cuộc họp thông qua bảng điều khiển Teams Rooms, mang lại giá trị ghi chú được tạo ra bởi AI cho các cuộc họp chỉ có mặt trực tiếp.
Cho dù bạn đang ở văn phòng hay làm việc từ xa, bạn cũng sẽ được hưởng lợi từ các tính năng như nhận dạng người nói – sẽ sớm có cho các không gian họp bổ sung, từ Phòng Teams đến phòng BYOD – giúp nhận dạng giọng nói và mọi người trong phòng để luôn rõ ràng ai đang nói. Nhận dạng người nói cũng cho phép Copilot, Facilitator và tóm tắt cuộc họp thông minh xác định đúng người nói, đảm bảo ghi chú cuộc họp và các mục hành động được ghi nhận chính xác.
Tối ưu hóa không gian hiệu quả với những thông tin dựa trên AI
Không có gì ngạc nhiên khi sự phát triển của các mô hình làm việc linh hoạt đã tạo ra những thách thức mới cho các quản trị viên CNTT và cơ sở hạ tầng. Việc điều chỉnh quy mô hợp lý cho danh mục bất động sản, bố trí văn phòng và các công nghệ cần thiết bắt đầu từ việc hiểu rõ việc sử dụng không gian – và quan trọng hơn, hiểu được những yếu tố nào đang thúc đẩy nó. Các công cụ như Places và Teams Rooms Pro Management giúp thu thập các tín hiệu về việc sử dụng không gian, tổng hợp chúng thành các bảng điều khiển và báo cáo dễ hiểu, và – với sự hỗ trợ của Copilot – cung cấp các giải thích, phân tích và khuyến nghị chi tiết.
Places tổng hợp các tín hiệu về tỷ lệ sử dụng không gian từ nhiều nguồn khác nhau để hỗ trợ quá trình ra quyết định. Việc kết hợp các dữ liệu dựa trên ý định từ kế hoạch làm việc, cập nhật hiện diện tại nơi làm việc, đặt phòng và bàn làm việc cùng với tín hiệu sử dụng không gian từ Teams Rooms, thiết bị Teams và các nguồn dữ liệu đối tác (như cảm biến sử dụng không gian hoặc dữ liệu quét thẻ) giúp tạo ra bức tranh đầy đủ hơn về các mô hình và hành vi làm việc linh hoạt.
Vào cuối năm 2024, Copilot cũng sẽ tích hợp với Places để tóm tắt các xu hướng về tỷ lệ sử dụng và việc sử dụng không gian, đồng thời đưa ra các khuyến nghị về cách các chuyên gia bất động sản và CNTT có thể tối ưu hóa không gian làm việc để đạt được hiệu quả tối đa.
Để hỗ trợ tốt hơn cho các quản trị viên CNTT trong việc quản lý và tối ưu hóa hiệu suất của Teams Rooms và các thiết bị được triển khai trong các phòng BYOD và bàn làm việc, Microsoft Teams Rooms Pro Management là một dịch vụ và cổng thông tin được điều khiển bởi AI, giúp quản lý chủ động và cảnh báo tình trạng thiết bị tùy chỉnh.
Bằng cách kết hợp dữ liệu phong phú và thông tin chi tiết từ danh mục Rooms và thiết bị của bạn với AI và phân tích nâng cao, các quản trị viên CNTT sẽ được hưởng lợi từ:
- Các phương pháp tốt nhất được tích hợp từ hàng nghìn lần tương tác của các điểm cuối trong nhiều ngành nghề
- Cập nhật tự động, phát hiện và giải quyết sự cố quy mô lớn
- Các thông tin và phân tích có thể hành động thông qua việc liên kết dữ liệu về việc sử dụng và xu hướng từ hệ sinh thái Teams Rooms và thiết bị của bạn, cùng với các thông tin chia sẻ về không gian
- Tự động kết nối các thiết bị ngoại vi sử dụng tín hiệu từ các thiết bị phòng BYOD, với khả năng hiển thị tất cả các thiết bị được phát hiện qua Cổng quản lý Pro
- Truy cập vào Trợ lý AI mới trong Cổng quản lý Pro – một trợ lý tương tác có thể trả lời các câu hỏi chi tiết bằng cách tìm kiếm tài liệu tham khảo và cung cấp câu trả lời rõ ràng, súc tích, giúp quản trị viên duy trì công việc một cách liên tục.
Hãy bắt đầu chuyển đổi nơi làm việc với AI ngay từ hôm nay
Nơi làm việc sử dụng AI mở ra một kỷ nguyên mới của công việc linh hoạt: một kỷ nguyên được định hình bởi sự phối hợp trơn tru, trải nghiệm làm việc hiện đại hơn và tối ưu hóa dựa trên dữ liệu.
Mỗi tổ chức đang ở một giai đoạn khác nhau trong quá trình phát triển AI của mình. Dù tổ chức của bạn đang bắt đầu từ đâu, Places, hiện đã có sẵn, là một bổ sung quý giá cho chiến lược nơi làm việc sử dụng AI của bạn. Bạn sẽ tận dụng sức mạnh của AI để chuyển đổi cách tiếp cận công việc linh hoạt, giúp việc phối hợp, cộng tác dễ dàng hơn và – cuối cùng – tạo ra trải nghiệm nơi làm việc tối ưu.
Ngày nay, Places có sẵn thông qua giấy phép Teams Premium; một số tính năng cốt lõi của Places cũng có sẵn với các giấy phép Microsoft 365 đủ điều kiện. Để bắt đầu với Places, hãy kích hoạt dùng thử Teams Premium của bạn hoặc bắt đầu đăng ký Teams Premium mới hôm nay (đang có mức giá giới thiệu trong thời gian có hạn).
Liên hệ Vietbay để có thêm thông tin chi tiết.
(Nguồn: Microsoft)
Tham khảo thêm:
Liên hệ với Vietbay để được tư vấn:
