Cộng tác hiệu quả nhất khi các công cụ hoạt động liền mạch với nhau. Microsoft Whiteboard tích hợp với Microsoft Teams, OneDrive và SharePoint, giúp các tổ chức, bao gồm cả tổ chức phi lợi nhuận, tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao năng suất.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn về lợi ích của việc tích hợp Whiteboard với các công cụ Microsoft khác và cung cấp hướng dẫn từng bước để thiết lập nó cho tổ chức của bạn.
Tại sao nên tích hợp Microsoft Whiteboard?
- Cộng tác liền mạch – Truy cập Whiteboard trực tiếp trong các cuộc họp Teams.
- Lưu trữ tài liệu tập trung – Lưu và chia sẻ Whiteboard trong OneDrive hoặc SharePoint.
- Tăng năng suất – Giảm nhu cầu chuyển đổi giữa các ứng dụng.
- Làm việc nhóm theo thời gian thực – Hỗ trợ nhóm phân tán làm việc cùng nhau dễ dàng.
Cách tích hợp Whiteboard với Microsoft Teams
1. Sử dụng Whiteboard trong một cuộc họp Teams:
- Mở một cuộc họp Teams và nhấp vào “Share Content”
- Chọn “Microsoft Whiteboard.”
- Người tham gia có thể vẽ, viết và cộng tác theo thời gian thực.
- Sau cuộc họp, truy cập Whiteboard từ cửa sổ trò chuyện của cuộc họp.
2. Tạo Whiteboard cố định cho kênh Teams
- Mở kênh Teams của bạn.
- Nhấp vào nút “+” để thêm một tab mới.
- Tìm kiếm “Whiteboard” và thêm vào kênh.
- Các thành viên trong nhóm có thể truy cập và chỉnh sửa Bảng trắng bất cứ lúc nào.
Lưu và truy cập Whiteboard qua OneDrive
- Whiteboard được tự động lưu trên đám mây để dễ dàng truy cập.
- Để tìm các bảng đã lưu, truy cập office.com hoặc kiểm tra tệp OneDrive của bạn.
- Chia sẻ liên kết với các thành viên trong nhóm để tiếp tục cộng tác.
Tận dụng Whiteboard với SharePoint
- Nhúng Whiteboard vào các trang SharePoint để hiển thị trên toàn tổ chức.
- Ghi lại các buổi động não, kế hoạch chiến lược và ghi chú cuộc họp một cách trực quan.
Ứng dụng cho tổ chức phi lợi nhuận
- Lập kế hoạch và viết đề xuất xin tài trợ – Hợp tác thời gian thực để phác thảo đề xuất.
- Họp hội đồng quản trị & thảo luận với các bên liên quan – Chia sẻ ý tưởng và ghi chú chung.
- Đào tạo & hội thảo – Sử dụng bảng trắng tương tác để hỗ trợ giảng dạy.
Kết luận
Việc tích hợp Microsoft Whiteboard với Teams, OneDrive và SharePoint giúp tổ chức phi lợi nhuận tối ưu hóa quy trình cộng tác và lập kế hoạch. Dù sử dụng cho họp trực tuyến, quản lý dự án, các tích hợp này giúp tạo ra quy trình làm việc hiệu quả, liền mạch.
(Nguồn: Microsoft)
Tham khảo thêm:
Liên hệ với Vietbay để được tư vấn:
