Adobe Acrobat giúp doanh nghiệp tạo, chỉnh sửa, chuyển đổi, chia sẻ và ký tài liệu PDF trong cùng một giải pháp. Bên cạnh các công cụ xử lý PDF, Adobe hiện cung cấp thêm những lựa chọn có AI để hỗ trợ đọc hiểu, tổng hợp và khai thác thông tin trong tài liệu.
Adobe Acrobat là gì?
Adobe Acrobat là bộ công cụ làm việc với tài liệu PDF trên máy tính, trình duyệt web và thiết bị di động. Người dùng có thể chỉnh sửa nội dung, chuyển PDF sang các định dạng Microsoft Office, sắp xếp trang và phối hợp xử lý tài liệu với đồng nghiệp.
Sản phẩm trước đây thường được gọi là Acrobat DC hoặc Acrobat Pro DC. Trong danh mục hiện tại, Adobe sử dụng các tên Acrobat Standard, Acrobat Pro và Acrobat Studio. Mỗi gói đáp ứng một mức nhu cầu khác nhau về công cụ PDF, ký điện tử và AI.
Tạo tệp PDF
Chỉnh sửa tệp PDF
Chia sẻ và ký điện tử
Những lợi ích khi sử dụng Adobe Acrobat
1. Tạo, chỉnh sửa và chuyển đổi PDF
Acrobat giúp người dùng xử lý tài liệu mà không phải chuyển đổi liên tục giữa nhiều công cụ. Các thao tác thường dùng bao gồm:
- Tạo PDF từ tài liệu Word, Excel, PowerPoint và hình ảnh.
- Chỉnh sửa văn bản và hình ảnh trong PDF.
- Chuyển PDF sang Word, Excel hoặc PowerPoint để tiếp tục làm việc.
- Gộp nhiều tài liệu, tách tệp và sắp xếp lại các trang.
- Nén PDF để thuận tiện khi gửi và chia sẻ.
Với doanh nghiệp, những công cụ này hỗ trợ chuẩn bị báo cáo, hồ sơ, đề xuất và tài liệu gửi khách hàng ngay trong một môi trường làm việc.
2. Chia sẻ và nhận xét tài liệu thuận tiện hơn
Thay vì gửi nhiều bản đính kèm qua email, người dùng có thể chia sẻ liên kết đến PDF để đồng nghiệp xem và góp ý. Các công cụ nhận xét hỗ trợ đánh dấu văn bản, thêm ghi chú và phản hồi trực tiếp trên tài liệu.
Người nhận có thể mở tài liệu trong trình duyệt. Với quy trình chia sẻ để đánh giá hiện tại, Adobe yêu cầu người nhận đăng nhập để thêm nhận xét. Quyền truy cập còn phụ thuộc vào thiết lập chia sẻ và chính sách của tổ chức.
3. Theo dõi tài liệu và phối hợp công việc
Acrobat hỗ trợ theo dõi hoạt động đối với tài liệu được chia sẻ để xem, nhận xét hoặc lấy chữ ký. Người gửi có thể kiểm tra trạng thái và tiếp tục xử lý công việc mà không phải tổng hợp mọi phản hồi từ các email riêng lẻ.
Khả năng này hữu ích khi nhiều bộ phận cùng rà soát một báo cáo, đề xuất hoặc hồ sơ trước khi hoàn tất.
4. Làm việc với PDF trên thiết bị di động
Ứng dụng Adobe Acrobat Reader trên Android và iOS cung cấp các công cụ miễn phí để đọc, chú thích, điền, ký và chia sẻ PDF.
Các công cụ nâng cao như chỉnh sửa, chuyển đổi hoặc tổ chức trang yêu cầu thuê bao phù hợp. Với thuê bao Acrobat Pro, người dùng có thể sử dụng các công cụ PDF được hỗ trợ trên máy tính, web và thiết bị di động.
Doanh nghiệp cần phân biệt thuê bao chỉ dành cho ứng dụng di động với thuê bao Acrobat sử dụng trên nhiều nền tảng.
5. Điền biểu mẫu và thu thập chữ ký điện tử
Acrobat hỗ trợ điền biểu mẫu, ký tài liệu và gửi yêu cầu chữ ký điện tử. Người gửi có thể theo dõi phản hồi và lưu giữ tài liệu đã ký.
Acrobat Pro bổ sung các khả năng ký điện tử nâng cao, chẳng hạn như tạo mẫu dùng lại, biểu mẫu web và gửi yêu cầu ký hàng loạt. Quyền sử dụng cụ thể phụ thuộc vào gói được cấp phép.
Với nhu cầu tích hợp quy trình ký vào các hệ thống nghiệp vụ hoặc sử dụng API, doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm giải pháp Acrobat Sign Solutions.
6. Nhận dạng văn bản và bảo vệ thông tin
Acrobat Pro cung cấp các công cụ nâng cao dành cho doanh nghiệp thường xuyên xử lý hồ sơ và tài liệu quan trọng:
- Nhận dạng ký tự quang học (OCR): Chuyển tài liệu đã quét thành PDF có thể tìm kiếm và chỉnh sửa.
- So sánh PDF: Xác định những điểm khác biệt giữa hai phiên bản tài liệu.
- Xóa thông tin nhạy cảm (Redact): Loại bỏ nội dung cần bảo mật trước khi chia sẻ.
- Bảo vệ bằng mật khẩu: Kiểm soát việc mở tài liệu và áp dụng các quyền hạn chế phù hợp.
Acrobat AI Assistant và Acrobat Studio có gì mới?
Acrobat AI Assistant hỗ trợ người dùng đặt câu hỏi về tài liệu, tạo bản tóm tắt và tìm thông tin quan trọng. Câu trả lời có trích dẫn giúp người dùng đối chiếu với nội dung nguồn.
Acrobat Studio kết hợp các công cụ của Acrobat Pro với AI Assistant, PDF Spaces và Adobe Express Premium. PDF Spaces cho phép tập hợp tài liệu trong một không gian làm việc để khai thác và chia sẻ thông tin. Adobe Express bổ sung các công cụ thiết kế nội dung.
Doanh nghiệp không nên mặc định rằng thuê bao Acrobat Pro đã bao gồm toàn bộ tính năng AI. AI Assistant có thể được cấp qua gói bổ sung hoặc gói có tích hợp AI như Acrobat Studio. Khả năng sử dụng còn phụ thuộc vào giấy phép, ngôn ngữ được hỗ trợ và thiết lập của quản trị viên.
So sánh các lựa chọn Adobe Acrobat
| Sản phẩm | Khả năng chính | Nhu cầu phù hợp |
|---|---|---|
| Acrobat Reader | Đọc, in, chú thích và thực hiện các thao tác điền, ký cơ bản. | Người dùng chủ yếu cần xem và nhận xét PDF. |
| Acrobat Standard | Tạo, chỉnh sửa, chuyển đổi, tổ chức, bảo vệ PDF và yêu cầu chữ ký điện tử. | Công việc văn phòng cần các công cụ xử lý PDF thiết yếu. |
| Acrobat Pro | Các công cụ của Standard, bổ sung OCR, so sánh tài liệu, xóa thông tin nhạy cảm và công cụ ký điện tử nâng cao. | Nhóm thường xuyên xử lý tài liệu scan, hồ sơ và PDF cần kiểm soát nội dung. |
| Acrobat Studio | Các công cụ của Pro, kết hợp AI Assistant, PDF Spaces và Adobe Express Premium. | Nhóm cần khai thác thông tin bằng AI và tạo nội dung từ tài liệu. |
Hình thức cấp phép và quản lý bản quyền
Acrobat Standard, Acrobat Pro và Acrobat Studio được cung cấp theo hình thức thuê bao (subscription). Chi phí phụ thuộc vào sản phẩm, kỳ hạn, số lượng giấy phép và loại gói dành cho cá nhân, đội nhóm hoặc doanh nghiệp.
Với các gói dành cho đội nhóm, doanh nghiệp có thể quản lý và phân bổ giấy phép qua Adobe Admin Console. Việc quản lý tập trung giúp bộ phận CNTT theo dõi người dùng và điều chỉnh phân bổ bản quyền khi nhân sự thay đổi.
Khi lựa chọn sản phẩm, doanh nghiệp nên xác định rõ nhu cầu xử lý PDF, ký điện tử và AI. Nếu công việc tập trung vào tạo, chỉnh sửa, chuyển đổi và bảo vệ PDF, hãy tham khảo Adobe Acrobat Pro tại Vietbay.
Tìm hiểu thêm
- Top 5 tính năng hữu ích trong Adobe Acrobat Pro
- Adobe Acrobat AI: Biến PDF thành báo cáo trực quan và bản tóm tắt âm thanh
Tư vấn Adobe Acrobat bản quyền tại Vietbay
Liên hệ Vietbay để được tư vấn lựa chọn gói Acrobat phù hợp với nhu cầu xử lý tài liệu và quản lý bản quyền của doanh nghiệp.
VIETBAY IT TEAM
Hotline: 091 929 5529
Email: sales@vietbay.com.vn
Website: www.vietbay.com.vn | www.phanmembanquyen.com
