Việc giữ cho dữ liệu của bạn an toàn, luôn đảm bảo bạn có thể truy cập dữ liệu từ mọi nơi và chia sẻ dữ liệu với người khác là chìa khóa cho công việc hiện đại ngày nay.
Microsoft đang cung cấp hai công cụ để phục vụ cho công việc này: OneDrive và SharePoint. Nhưng chúng khác nhau như thế nào và cái nào là tốt nhất cho bạn?
Hãy cùng Vietbay tìm hiểu ngay sau đây.
Đối tượng mục tiêu khác nhau
Microsoft OneDrive là dịch vụ lưu trữ tệp dựa trên đám mây dành cho các cá nhân hoặc nhóm nhỏ. Bạn có thể sử dụng nó làm không gian lưu trữ cá nhân cho dữ liệu bí mật mà bạn chia sẻ với một nhóm nhỏ người. Khả năng tích hợp mượt mà với các ứng dụng Office khiến nó trở thành một lựa chọn tuyệt vời nếu bạn là sinh viên, người làm việc tự do hoặc người tự kinh doanh.
Microsoft SharePoint là một hệ thống quản lý nội dung dựa trên đám mây để cộng tác nhóm một cách hợp lý. Bạn có thể tạo các trang SharePoint để lưu trữ tệp và cung cấp chúng cho các phòng ban cụ thể hoặc toàn bộ tổ chức. Các cá nhân trên trang SharePoint có thể xem và tùy theo quyền được cấp, có thể chỉnh sửa công việc của người khác.
Microsoft giới thiệu các sản phẩm này một cách khác nhau. Nó tiếp thị OneDrive dưới dạng dịch vụ lưu trữ đám mây dành cho cá nhân và doanh nghiệp nhỏ. Ngược lại, SharePoint nhắm đến các doanh nghiệp và tập đoàn, tập trung vào việc cải thiện tinh thần đồng đội thay vì chỉ phục vụ như một giải pháp lưu trữ.
Chia sẻ và cộng tác tệp
Cộng tác và chia sẻ tệp mượt mà hơn nhiều với Microsoft SharePoint. Trong OneDrive, chỉ người sở hữu tệp mới có thể kiểm soát ai xem, chỉnh sửa và chia sẻ tệp. SharePoint cho phép quản trị viên chỉ định các cấp độ quyền truy cập khác nhau cho từng người dùng hoặc nhóm.
SharePoint có giao diện trực quan và các tính năng như cập nhật trạng thái, cảnh báo thời hạn và thông báo theo dõi dự án. Những điều này đơn giản hóa việc quản lý dự án theo những cách mà OneDrive không cung cấp. Bạn cũng có thể tích hợp Yammer—một dịch vụ mạng xã hội—vào SharePoint. Làm như vậy cho phép các thành viên trong nhóm giao tiếp trực tiếp.
Mặc dù cả hai nền tảng đều cho phép người dùng tạo thư viện tệp để sắp xếp nội dung nhưng việc quản lý và dẫn hướng chúng trong SharePoint sẽ dễ dàng hơn. Đây là yếu tố cần cân nhắc quan trọng hơn khi khối lượng dữ liệu tăng lên. Vì vậy, nếu bạn ưu tiên việc cộng tác và chia sẻ tệp dễ dàng thì SharePoint là lựa chọn phù hợp.
Cả OneDrive và SharePoint đều cho phép bạn truy cập dữ liệu của mình từ bất kỳ thiết bị nào, bất kể vị trí của bạn. Cả hai đều hỗ trợ đồng bộ hóa với các thiết bị, cho phép bạn chuyển dữ liệu của mình để sử dụng cục bộ trên bất kỳ thiết bị nào nếu cần. Như vậy, cả hai nền tảng đều cung cấp các tính năng cơ bản giống nhau trong lĩnh vực này.
Bảo mật và sự riêng tư
Microsoft đã thực hiện các biện pháp vững chắc để đảm bảo tính bảo mật của cả hai dịch vụ. Với mã hóa dữ liệu theo thời gian thực, bạn có thể sao lưu dữ liệu của mình trên SharePoint và OneDrive. Hơn nữa, nếu bạn vô tình xóa một tập tin, bạn có thể khôi phục nó từ thùng rác trên cả hai nền tảng. Tuy nhiên, trong SharePoint, bạn chỉ có thể khôi phục các tệp mà bạn có thể chỉnh sửa.
Microsoft sử dụng công cụ phát hiện vi-rút để quét các tệp được tải lên SharePoint và OneDrive. Điều này giúp bảo vệ các tập tin và không gian lưu trữ trực tuyến của bạn. Nếu phát hiện file bị nhiễm virus, mỗi dịch vụ sẽ thông báo ngay cho người dùng. Quản trị viên SharePoint có thể chặn quyền truy cập của người dùng vào bất kỳ tệp bị nhiễm virus nào trong cơ sở dữ liệu.
Bất chấp các biện pháp bảo mật này, bạn nên lưu ý những rủi ro tiềm ẩn khi chia sẻ tệp trên một trong hai nền tảng. Tránh vô tình chia sẻ tệp với các thành viên trái phép và quản lý cẩn thận quyền chỉnh sửa để tránh mất mát và đánh cắp dữ liệu. Bạn cũng nên hạn chế chia sẻ quá mức để đơn giản hóa việc quản lý và bảo mật dữ liệu.
Chi phí và lưu trữ
Trong gói miễn phí, OneDrive cung cấp dung lượng lưu trữ 15 GB, đủ cho mục đích sử dụng cá nhân. Nếu bạn cần thêm dung lượng, bạn có hai lựa chọn. Bạn có thể đăng ký Microsoft 365 Basic, cung cấp 100 GB với giá khoảng 1,99 USD mỗi tháng. Hoặc bạn có thể chọn Microsoft 365 Personal, cung cấp 1TB dung lượng lưu trữ với giá 6,99 USD mỗi tháng.
Lưu ý: Gói độc lập của OneDrive được gọi là Microsoft 365 Basic. Hãy ghi nhớ điều này để tránh bất kỳ sự nhầm lẫn.
Ngược lại, SharePoint không cung cấp gói miễn phí. Gói độc lập của nó có giá khoảng 5 USD/người dùng/tháng, cung cấp dung lượng lưu trữ lên tới 1TB cho mỗi người dùng. Ngoài ra, bạn có thể mua SharePoint như một phần của gói cho Microsoft 365 business. Điều này cung cấp cho quản trị viên dung lượng lưu trữ trang web lên tới 25TB.
Giá cả và dung lượng lưu trữ của SharePoint giúp cho việc cộng tác nhóm trở nên thích hợp hơn. OneDrive, đặc biệt là với gói miễn phí, phù hợp hơn với nhu cầu của từng cá nhân.
Các tính năng nâng cao hơn
SharePoint cung cấp một số tính năng nâng cao mà OneDrive không có. Tính năng xuất bản web của nó cho phép bạn xuất bản các tài liệu quan trọng trực tiếp trên trang web bên ngoài của công ty bạn bằng hệ thống quản lý nội dung tích hợp. Điều này cho phép nhân viên hoặc người tiêu dùng tải xuống những tài liệu đó bất cứ khi nào họ cần.
SharePoint cũng cho phép bạn thêm ứng dụng vào các trang nội bộ hoặc trang web, tạo cổng thông tin nhân viên, biểu mẫu đánh giá, v.v. Nó cũng cho phép bạn tự động hóa các tác vụ dựa trên hành động của người dùng, như gửi email các tệp mới cho một nhóm hoặc trưởng dự án cụ thể. OneDrive không cung cấp tính năng này.
Bạn nên lựa chọn Onedrive hay Sharepoint
Nếu bạn là một cá nhân hoặc chủ doanh nghiệp nhỏ không cần cộng tác rộng rãi và dung lượng lưu trữ lớn, OneDrive có thể đáp ứng nhu cầu của bạn. Tuy nhiên, SharePoint sẽ tốt hơn nếu bạn quản lý một nhóm lớn yêu cầu cộng tác thường xuyên và lưu trữ nhiều dữ liệu hơn.
Bạn cũng có thể sử dụng cả hai dịch vụ vì gói SharePoint bao gồm OneDrive. Bạn có thể sử dụng OneDrive để lưu trữ các tài liệu bí mật của công ty như kế hoạch kinh doanh và hồ sơ tài chính, đồng thời hạn chế quyền truy cập của một số thành viên. Trong khi đó, bạn có thể tạo trang SharePoint để cộng tác trên các tài liệu ít nhạy cảm hơn như chính sách, lịch trình và dữ liệu đào tạo.
Ngoài ra, bạn có thể đồng bộ OneDrive với SharePoint, giúp việc sử dụng cả công cụ và Microsoft Teams trở nên thuận tiện hơn để cải thiện khả năng cộng tác trong nhóm của bạn .
Tóm lại, OneDrive phù hợp nhất cho mục đích sử dụng cá nhân, trong khi SharePoint phù hợp hơn cho hoạt động cộng tác nhóm lớn hơn.
Nguồn: makeuseof
Tìm hiểu thêm:
- Thế hệ OneDrive tiếp theo dành cho Microsoft Teams có gì nổi bật?
- Trải nghiệm Microsoft OneDrive mới: Nhanh hơn, được tổ chức và cá nhân hóa mạnh mẽ hơn
- Những tính năng mới của Microsoft OneDrive giúp chia sẻ và cộng tác tốt hơn
Liên hệ với Vietbay để được tư vấn trực tiếp:
