Một giấy phép phần mềm cho phép bạn chạy hoặc truy nhập một chương trình phần mềm. Mua giấy phép phần mềm khác với việc mua một chiếc xe hoặc một ngôi nhà ở chỗ là bạn có quyền chạy phần mềm bạn mua nhưng vẫn tiếp tục bị ràng buộc bởi những quy định về việc sử dụng phần mềm đó. Những ràng buộc này có thể bao gồm những điều như cách thức triển khai, chuyển giao phần mềm cho người sử dụng khác và sử dụng các phiên bản trước đó.
Các giấy phép phần mềm Microsoft thường đi kèm với một trong hai loại thỏa thuận trong đó chỉ rõ bạn được phép sử dụng phần mềm đó như thế nào. Loại thỏa thuận thứ nhất và cũng là loại thông dụng nhất là Thỏa Thuận Người Dùng (EULA). Nếu bạn đã mua một phần mềm từ một nhà bán lẻ hoặc một máy tính có cài đặt sẵn phần mềm thì hẳn là bạn đã từng nhìn thấy EULA. Thỏa thuận EULA có thể được kẹp sẵn vào hộp giấy hoặc hiện ra trên màn hình dưới dạng pop-up khi bạn chuẩn bị cài đặt phần mềm mới. Thông thường bạn buộc phải chấp nhận các điều khoản và điều kiện được đưa ra trước khi cài đặt phần mềm. Loại thỏa thuận thứ hai là Quyền sử dụng sản phẩm (PUR), cũng tương tự như EULA trừ việc nó đi kèm với phần mềm được cấp phép theo chương trình Cấp phép số lượng lớn của Microsoft. Thỏa thuận PUR đi kèm với thỏa thuận Cấp phép số lượng lớn của Microsoft sẽ điều chỉnh việc sử dụng phần mềm mua theo phương thức này.
Các phương thức cấp phép của Microsoft
Microsoft cấp phép cho các sản phẩm của mình theo 3 phương thức chính: Full Packaged Product, Original Equipment Manufacturer và Volume Licensing.
Full Packaged Product
Giấy phép cho loại phần mềm này được cấp qua hệ thống bán lẻ: FPP là loại sản phẩm dành cho khách hàng cần số lượng giấy phép nhỏ. Người dùng có thể mua phiên bản đầy đủ hoặc bản nâng cấp qua giấy phép FPP.
Nhà sản xuất máy tính
Giấy phép OEM và System Builder được cấp khi bạn mua một máy tính có cài sẵn phần mềm hợp pháp. Microsoft Office và Microsoft Windows là hai phần mềm thuộc loại này. Khi bạn mua một máy tính có cài sẵn Windows bạn đã có một giấy phép dạng OEM hoặc System Builder cho phần mềm đó.
Cấp phép số lượng lớn
Các chương trình cấp phép số lượng lớn của Microsoft chính là sự chọn hợp lý cho các doanh nghiệp/ tổ chức khi cần đến một số lượng lướn các phần mềm Microsoft. Cấp phép số lượng lớn là một hình thức cấp phép khá linh hoạt và kinh tế dành cho các khách hàng mua từ 5 đến hàng nghìn giấy phép sử dụng phần mềm. Chương trình cấp phép số lượng lớn đem lại một khoản tiết kiệm lớn, triển khai dễ dàng, mua bán linh hoạt với các hình thức thanh toán đa dạng và các lợi ích khác như Bảo hiểm phần mềm. Khi sử dụng phương thức cấp phép này khách hàng chỉ được quyền nâng cấp Windows Client; giấy phép hệ điều hành đầy đủ phải được mua dưới hình thức FPP hoặc cài đặt sẵn theo hình thức OEM hoặc System Builder.