Dành cho Outlook mới trên Windows và Outlook Web App
Microsoft tiếp tục hoàn thiện trải nghiệm Outlook, mang đến những cải tiến thông minh giúp tăng cường khả năng tổ chức, nâng cao hiệu suất làm việc và cải thiện sự hợp tác. Dù bạn đang sử dụng Outlook mới trên Windows hay phiên bản web (Outlook Web App), những tính năng dưới đây được thiết kế để giúp bạn làm việc thông minh hơn – không vất vả hơn. Dưới đây là tổng hợp các tính năng mới được cập nhật trong tháng 4 và 5 năm 2025 mà bạn nên khám phá:
1. Nâng cấp quản lý lịch và sự kiện
Tự động xóa lời mời họp sau khi trả lời
Mệt mỏi vì hộp thư bị lộn xộn bởi lời mời các cuộc họp? Giờ đây bạn có thể tự động xóa lời mời họp khỏi hộp thư đến sau khi đã phản hồi — giúp giữ hộp thư gọn gàng và dễ theo dõi hơn.
Cách bật tính năng này:
- Vào Cài đặt (biểu tượng ⚙️)
- Chọn Lịch (Calendar) > Sự kiện và lời mời (Events and invitations) > Lời mời từ người khác (Invitations from other people)
- Bật tùy chọn: “Delete invitations from Inbox after responding” để Xóa lời mời khỏi Hộp thư đến sau khi phản hồi
Thông báo Sự kiện Lịch trong Nền
Giữ đúng lịch trình ngay cả khi Outlook không mở. Với tính năng thông báo sự kiện trong nền, bạn sẽ nhận được cảnh báo ngay trên màn hình desktop hoặc màn hình khóa, đảm bảo bạn không bao giờ bỏ lỡ một cuộc họp nào.
2. Cải tiến Quản lý Email
Lưu Email dưới định dạng .MSG
Giờ đây, bạn có thể lưu từng email dưới dạng tệp .MSG bằng cách: Nhấp chuột phải vào email trong hộp thư đến -> Chọn Lưu dưới dạng (Save as) > Lưu dưới dạng MSG (Save as MSG)
Tính năng này rất hữu ích khi bạn:
- Lưu trữ email để làm bằng chứng
- Chia sẻ email mà vẫn giữ nguyên định dạng gốc
- Quản lý email nội bộ hiệu quả hơn
Chia sẻ Email trực tiếp lên Microsoft Teams
Tích hợp giữa Outlook và Microsoft Teams vừa được cải tiến! Giờ đây, bạn có thể chia sẻ bất kỳ email nào — kể cả tệp đính kèm — trực tiếp đến một cuộc trò chuyện hoặc kênh Teams, mà không cần rời khỏi Outlook.
3. Điều khiển Thư Mục & Danh Mục Thông Minh Hơn
Sắp xếp lại Thư mục bằng Kéo và Thả
Không còn bị giới hạn theo thứ tự chữ cái nữa! Giờ đây bạn có thể kéo và thả thư mục để sắp xếp theo thứ tự phù hợp với cách làm việc của bạn.
- Mẹo: Hãy sắp xếp thư mục theo độ ưu tiên hoặc tần suất sử dụng để làm việc hiệu quả hơn.
Thêm Màu Sắc – Tùy chỉnh Biểu tượng Thư mục
Thư mục giờ đây có thể được “khoác áo mới” bằng màu sắc tùy chỉnh cho biểu tượng. Việc này giúp bạn nhận biết và phân biệt thư mục nhanh chóng, đặc biệt hữu ích nếu bạn là người làm việc theo phong cách trực quan.
Cách thay đổi màu biểu tượng thư mục trong Outlook (giao diện mới):
- Nhấp chuột phải vào thư mục
- Chọn “Change folder icon color” (Thay đổi màu biểu tượng thư mục)
- Chọn màu yêu thích từ bảng màu hiển thị
Ghim Thư Mục Ưa Thích Lên Đầu
Giữ những thư mục bạn sử dụng thường xuyên luôn trong tầm tay bằng cách ghim chúng lên đầu thanh điều hướng bên trái (Left Navigation Bar). Một thay đổi nhỏ nhưng hiệu quả lớn – các thư mục quan trọng giờ đây chỉ cách bạn một cú nhấp chuột.
Cách ghim thư mục:
- Nhấp chuột phải vào thư mục bạn muốn ghim
- Chọn “Pin to top” (Ghim lên đầu)
-> Thư mục sẽ được đưa lên đầu danh sách, phía trên các mục khác
Danh mục màu “None” – Giao diện Gọn gàng, Dễ kiểm soát hơn
Đôi khi, “ít hơn lại là nhiều hơn”. Outlook giờ đây cho phép bạn gán danh mục màu “None” (Không màu) cho email và sự kiện trong lịch. Điều này giúp bạn:
- Giảm rối mắt, mà không cần xóa email hoặc sự kiện
- Chỉ tô màu những gì thực sự nổi bật, tăng hiệu quả nhận diện
4. Cải tiến về Ủy quyền & Lưu trữ
Quản lý danh mục lịch cho người được ủy quyền
Người được ủy quyền (delegate) giờ đây có thể tạo mới và áp dụng các danh mục lịch (calendar categories) thay mặt cho người đã cấp quyền truy cập.
Nhóm Email Theo Chuỗi Hội Thoại Trong Tệp PST
Giờ đây, bạn có thể xem các email đã lưu trong tệp .pst theo dạng hội thoại (conversation view) — tức là các email cùng chủ đề sẽ được nhóm lại với nhau giống như trong hộp thư đến hiện tại.
Kết luận
Từ khả năng tùy chỉnh giao diện đến các công cụ lịch thông minh hơn và hợp tác mượt mà hơn, bản cập nhật Outlook trong tháng 4 và 5 năm 2025 mang đến hàng loạt tính năng được thiết kế để giúp bạn làm được nhiều hơn với ít công sức hơn.
(Nguồn: Microsoft)
Tham khảo thêm:
Liên hệ với Vietbay để được tư vấn:
