Microsoft 365 hiện có hai lựa chọn dành cho doanh nghiệp: gói có Microsoft Teams và gói không có Teams. Cùng là Business Basic, Business Standard hay Business Premium nhưng quyền sử dụng ứng dụng họp và cộng tác Teams có thể khác nhau.
Vì vậy, trước khi mua hoặc gia hạn Microsoft 365, doanh nghiệp cần xác định nhân viên có thực sự sử dụng Teams hay không. Chọn đúng phiên bản vừa đáp ứng công việc, vừa tránh chi phí giấy phép không cần thiết.
1. Vì sao Microsoft 365 có phiên bản có Teams và không có Teams?
Microsoft cung cấp các phiên bản Microsoft 365 Business with Teams và without Teams để khách hàng linh hoạt lựa chọn phần mềm cộng tác theo nhu cầu. Đây là sự khác biệt về thành phần giấy phép, không phải hai bộ Office có chất lượng khác nhau.
Ví dụ, Microsoft 365 Business Standard (không có Teams) vẫn có các ứng dụng Office trên máy tính, email tên miền doanh nghiệp, OneDrive và SharePoint. Điểm khác là gói này không bao gồm quyền sử dụng Microsoft Teams dành cho nhân viên.
Cần phân biệt rõ: gói không có Teams không đồng nghĩa với việc không có Word, Outlook, email hoặc lưu trữ đám mây. Những quyền lợi đó phụ thuộc vào cấp gói Business Basic, Standard hay Premium mà doanh nghiệp lựa chọn.
2. Gói Microsoft 365 không có Teams vẫn bao gồm những gì?
Ở mỗi cấp gói, phần lớn ứng dụng và dịch vụ năng suất cốt lõi vẫn được giữ lại. Sự khác biệt quan trọng hơn là mức độ sử dụng ứng dụng Office trên máy tính và các tính năng bảo mật.
- Business Basic (không có Teams): Word, Excel, PowerPoint và Outlook trên web/thiết bị di động; Exchange Online cho email doanh nghiệp; OneDrive 1 TB/người dùng và SharePoint. Không bao gồm bộ Office desktop đầy đủ.
- Business Standard (không có Teams): Bao gồm các quyền lợi chính của Basic, đồng thời có ứng dụng Word, Excel, PowerPoint và Outlook cài trên máy tính.
- Business Premium (không có Teams): Bổ sung các khả năng bảo mật, quản lý danh tính và thiết bị như Microsoft Intune và các tính năng bảo vệ nâng cao, tùy điều kiện dịch vụ.
Như vậy, nếu doanh nghiệp chủ yếu dùng Outlook để gửi nhận email, Word/Excel để xử lý tài liệu và OneDrive để lưu trữ thì phiên bản không có Teams hoàn toàn có thể đáp ứng nhu cầu.
3. Khi nào doanh nghiệp nên chọn Microsoft 365 có Teams?
Microsoft Teams phù hợp khi doanh nghiệp cần một môi trường giao tiếp và làm việc nhóm thống nhất, thay vì chỉ trao đổi qua email hoặc các ứng dụng nhắn tin rời rạc.
- Họp trực tuyến thường xuyên: Tổ chức cuộc họp nội bộ, trao đổi với khách hàng và chia sẻ màn hình.
- Trao đổi theo nhóm hoặc dự án: Sử dụng Teams chat và kênh (channels) để tập trung thảo luận.
- Cộng tác trên tài liệu: Kết hợp Teams với SharePoint và OneDrive để trao đổi về cùng một tệp, giảm gửi nhiều phiên bản qua email.
- Làm việc từ nhiều địa điểm: Kết nối phòng ban, nhân viên làm việc từ xa và đối tác theo chính sách của tổ chức.
Nếu Teams là nền tảng liên lạc nội bộ chính, việc chọn gói có Teams ngay từ đầu thường thuận tiện hơn cho triển khai và quản lý giấy phép.
4. So sánh Microsoft 365 có Teams và không có Teams
| Tiêu chí | Gói có Teams | Gói không có Teams |
|---|---|---|
| Ứng dụng Office | Theo gói Basic / Standard / Premium | Theo gói Basic / Standard / Premium |
| Email doanh nghiệp (Exchange) | Có trong các gói Business nêu trên | Có trong các gói Business nêu trên |
| OneDrive 1 TB/người dùng | Có | Có |
| Microsoft Teams cho nhân viên | Có quyền dùng theo gói | Không bao gồm quyền Teams |
| Chat, họp và kênh Teams nội bộ | Có | Không đi kèm giấy phép |
| SharePoint và cộng tác tài liệu | Có | Có |
| Mức chi phí | Thường cao hơn | Thường thấp hơn |
Lưu ý: Bảng trên so sánh hai phiên bản trong cùng một cấp gói Business. Các tính năng khác nhau giữa Basic, Standard và Premium vẫn cần được xem xét riêng. Giá thực tế phụ thuộc khu vực, thời điểm, thời hạn thuê bao và kênh cấp phép.
Doanh nghiệp đang dùng gói không có Teams muốn bổ sung Teams cần kiểm tra các SKU Teams độc lập hoặc phương án đổi gói phù hợp tại thời điểm mua. Không nên mặc định rằng cài được ứng dụng Teams hoặc tham gia một cuộc họp với tư cách khách đồng nghĩa với việc đã có giấy phép Teams dành cho doanh nghiệp.
5. Doanh nghiệp nên mua gói nào để tối ưu chi phí?
- Nhân viên chỉ cần email và Office trên web: Cân nhắc Business Basic (không có Teams).
- Nhân viên cần Word, Excel, Outlook cài trên máy tính nhưng không sử dụng Teams: Business Standard (không có Teams) là lựa chọn phù hợp.
- Nhân viên họp và làm việc nhóm trên Teams hằng ngày: Chọn Business Standard có Teams hoặc cấp gói phù hợp với nhu cầu ứng dụng.
- Doanh nghiệp cần quản lý thiết bị, bảo mật nâng cao: Cân nhắc Business Premium, sau đó lựa chọn phiên bản có hoặc không có Teams.
Trong một tổ chức, không nhất thiết mọi nhân viên đều phải sử dụng cùng một SKU. Bộ phận CNTT có thể phân nhóm theo nhu cầu công việc và cấp giấy phép thích hợp cho từng người dùng, miễn đáp ứng điều kiện cấp phép của Microsoft.
Kết luận: Chọn Microsoft 365 có Teams khi doanh nghiệp thực sự cần công cụ họp, chat và cộng tác nhóm. Nếu đã có giải pháp liên lạc khác và chỉ cần Office, email, OneDrive hoặc SharePoint, phiên bản không có Teams có thể giúp tối ưu ngân sách mà không làm mất các dịch vụ cốt lõi của gói.
Tìm hiểu thêm:
- Microsoft 365 Business Basic bao gồm những gì?
- Office 2021 hết hỗ trợ: Nên nâng cấp lên Office 2024 hay Microsoft 365?
Vietbay – Tư vấn Microsoft 365 bản quyền cho doanh nghiệp
Vietbay hỗ trợ doanh nghiệp rà soát số lượng người dùng, so sánh các gói Business Basic, Standard, Premium và lựa chọn phiên bản có Teams hoặc không có Teams phù hợp, tránh lãng phí ngân sách giấy phép.
