Microsoft thông báo tính năng thu hồi thư mới đã được ra mắt, tính năng mới này đang được triển khai và sẽ sẵn sàng cho tất cả thuê bao của Exchange Online trên toàn thế giới vào giữa tháng ba.
Bạn có thể quen thuộc với tính năng thu hồi thư Outlook dành cho Windows cổ điển giúp người gửi có cơ hội thu hồi thư đã gửi đi. Tính năng này cho phép người gửi ít nhất phần nào đó thu hồi email, nhưng vì nó còn phụ thuộc vào phía bên người nhận cũng như có một vài hạn chế, và trung bình chỉ 50% cơ hội thu hồi thành công. Tính năng thu hồi tin nhắn mới hiệu quả hơn gấp đôi. Ngoài việc cải thiện hiệu suất, Microsoft cũng đã cải thiện khả năng sử dụng bằng cách tạo báo cáo trạng thái thu hồi tổng hợp để thay thế hàng trăm hoặc hàng nghìn thông báo email về trạng thái thu hồi riêng lẻ có khả năng xảy ra (một cho mỗi người nhận tin nhắn).
Có gì mới với tính năng Thu hồi thư
– Tính trung bình, nó hiệu quả hơn gấp đôi trong việc thu hồi thành công các tin nhắn so với tính năng cổ điển.
– Người nhận không còn phải mở Outlook cho Windows để xử lý các lần thu hồi từ hộp thư của họ nữa – việc thu hồi xảy ra trong hộp thư trên đám mây, không phải trên máy khách. Bằng cách này, người nhận có thể sử dụng bất kỳ ứng dụng email nào đồng bộ hóa với hộp thư Exchange Online và ứng dụng khách sẽ không cần phải mở để thực hiện thu hồi.
– Có thể thu hồi các tin nhắn ‘đã đọc’ (quản trị viên có thể tắt khả năng này nếu họ muốn).
– Có thể thu hồi thư từ bất kỳ thư mục hoặc thư mục con nào trong hộp thư chứ không chỉ Hộp thư đến.
– Cung cấp một báo cáo trạng thái dựa trên web đơn giản, một báo cáo cho mỗi thư được thu hồi, để nhanh chóng xem kết quả thu hồi tổng thể của bạn và xác định trạng thái cho từng người. Không còn nhiều thông báo trạng thái nữa – chỉ một thông báo email trạng thái thu hồi duy nhất bao gồm một liên kết duy nhất đến báo cáo trạng thái thu hồi.
Cách để thực hiện thu hồi thư
Mặc dù người nhận không còn bắt buộc phải sử dụng Outlook, nhưng tại thời điểm này, người gửi vẫn cần sử dụng Outlook cho Windows để kích hoạt thu hồi thư, bằng cách sử dụng cùng tính năng “Thu hồi Thư này” trong Giao diện Người dùng Outlook cổ điển sử dụng.
Chọn File > Info > Resend or Recall
1. Từ thư mục Sent (Đã gửi) trong Outlook cho Windows, hãy mở thư mà bạn muốn thu hồi.
2. Trong thư đang mở, hãy chuyển đến menu File và chọn Info > Resend or Recall > Recall This Message.
3. Trong hộp thoại bật lên, chọn tùy chọn Xóa các bản sao của thư này hoặc Xóa và thay thế chúng bằng một thư mới, sau đó bấm OK.
Và thế là xong! Outlook sẽ tạo một thông báo “Thu hồi” (lớp thông báo IPM.Outlook.Recall) mà nó sẽ gửi tới tất cả người nhận. Nếu người nhận có một hộp thư được lưu trữ trong Exchange Online, thì tác nhân tính năng Thu hồi Thư trong đám mây sẽ chặn thư “Thu hồi”, cố gắng thu hồi (xóa cứng) thư gốc từ hộp thư của người nhận trong đám mây, sau đó nó sẽ loại bỏ thư thu hồi tin nhắn vì nó không còn cần thiết nữa. Khi ứng dụng email của người nhận (Bất kỳ ứng dụng email nào) đồng bộ hóa với hộp thư trên đám mây của họ, thư sẽ biến mất.
Theo dõi kết quả thu hồi với một báo cáo trạng thái thu hồi duy nhất
Sau khi gửi yêu cầu thu hồi, thường là chưa đầy 30 giây sau, người gửi sẽ nhận được thông báo qua email từ dịch vụ với tiêu đề “Message Recall Report for message [ chủ đề tin nhắn gốc ]”, như sau:
Các hành động thu hồi thường diễn ra nhanh chóng, bất kể có bao nhiêu người nhận tham gia. Nhưng nếu yêu cầu thu hồi không thể được thực hiện ngay lập tức vì một lý do nào đó (ví dụ: hộp thư của người nhận tạm thời không khả dụng), hệ thống sẽ tiếp tục thử lại trong tối đa 24 giờ trước khi đánh dấu việc thu hồi là không thành công. Cập nhật trạng thái thường khá nhanh, nhưng đôi khi có thể mất tới 5 phút cho một tin nhắn có tối đa vài trăm người nhận. Đối với số lượng lớn người nhận (hàng chục nghìn) bản thân việc thu hồi vẫn diễn ra nhanh chóng nhưng có thể mất tới hơn 30 phút để truy xuất trạng thái thu hồi cho tất cả người nhận.
So sánh tính năng
Các câu hỏi thường gặpTính năng Thu hồi Thư mới có cho phép tôi kích hoạt thu hồi bằng cách sử dụng các ứng dụng email khác ngoài Outlook cho Windows không?
Chưa, tuy nhiên Microsoft đang làm việc trên một API mà các ứng dụng email khác có thể áp dụng để gửi yêu cầu thu hồi cho người nhận Exchange Online.
Tôi có thể thu hồi các tin nhắn được gửi bên ngoài tổ chức của mình không?
Không. Vì các lý do pháp lý và quyền riêng tư, tính năng Thu hồi Thư mới sẽ không thu hồi các thư đã gửi đến người nhận bên ngoài tổ chức của bạn.
Tôi có thể thu hồi thư từ những người nhận trong tổ chức của mình nhưng những người này có hộp thư được lưu trữ tại chỗ không?
Không. Tính năng Thu hồi Thư mới chỉ có thể Thu hồi từ các hộp thư được lưu trữ trong Exchange Online.
Tôi có thể tắt tính năng thu hồi tin nhắn đã đọc trong tenant của mình không?
Đúng. Mặc dù khả năng thu hồi thư đã đọc là một yêu cầu cực kỳ phổ biến trong nhiều năm, quản trị viên cũng có thể tắt khả năng này trong Cài đặt > Luồng thư trong trung tâm quản trị Exchange hoặc qua PowerShell từ xa với Set-OrganizationConfig -RecallReadMessagesEnabled $false.
Quản trị viên có thể tắt hoàn toàn tính năng Thu hồi tin nhắn không?
Có, quản trị viên có thể sử dụng lệnh Remote PowerShell sau để tắt tính năng Thu hồi Thư mới cho toàn bộ tenant của họ: Set-OrganizationConfig -MessageRecallEnabled $false .
Người nhận có được thông báo rằng một tin nhắn đã được thu hồi, đặc biệt là đối với các tin nhắn đã đọc không?
Không, không phải lúc này. Nó đang được xem xét cho một bản cập nhật trong tương lai.
Việc thu hồi sẽ hiển thị cho eDiscovery?
Đối với người dùng/hộp thư có Kiện tụng hoặc hộp thư Tạm giữ, thư được thu hồi sẽ hiển thị trong eDiscovery (Khám phá điện tử).
Việc thu hồi có hiển thị trong nhật ký kiểm tra hộp thư không?
Không, không phải lúc này. Chúng tôi dự định giải quyết vấn đề này trong một bản cập nhật trong tương lai.
Tin nhắn chuyển tiếp có bị thu hồi không?
Các thư được người nhận tự động chuyển tiếp qua chuyển tiếp SMTP đến một hộp thư khác trong cùng một tổ chức sẽ bị thu hồi. Tuy nhiên, thư được người nhận chuyển tiếp theo cách thủ công hoặc chuyển tiếp qua quy tắc Hộp thư đến (chuyển tiếp hoặc chuyển hướng) thì không.
Có giới hạn thời gian nào mà bạn không thể thu hồi một tin nhắn không?
Không, không có giới hạn thời gian, giống như tính năng thu hồi tin nhắn cổ điển. Cung cấp cho quản trị viên đối tượng thuê khả năng tùy chỉnh giới hạn thời gian cho tổ chức của họ đang được xem xét cho bản cập nhật trong tương lai.
Kết quả thu hồi có được lưu trữ trong hộp thư của người gửi không?
Không, kết quả thu hồi không được lưu trữ trong hộp thư của người gửi, vì vậy nó không ảnh hưởng đến hạn ngạch hoặc dung lượng hộp thư của người dùng.
Có giới hạn về số lượng người nhận mà tôi có thể thu hồi với một yêu cầu thu hồi không?
Về mặt lý thuyết là không – đối với thư bạn đã gửi thành công, hành động thu hồi sẽ được thực hiện và thường thành công đối với tất cả người nhận đủ điều kiện bất kể có bao nhiêu người nhận. Tuy nhiên, bản thân báo cáo trạng thái thu hồi hiện chỉ giới hạn ở ~50 nghìn người nhận. Hiện đang có kế hoạch tăng đáng kể vào cuối năm nay.
Hộp thoại thu hồi thư trong Outlook vẫn có một hộp kiểm để nhận thông báo thu hồi cho mỗi người nhận. Điều đó có tác dụng gì với tính năng Thu hồi tin nhắn mới không?
Không, nó không. Hộp thoại Outlook chưa được cập nhật để phát hiện khi nào thì tính năng Thu hồi Thư mới sẽ được sử dụng thay cho tính năng Thu hồi thư Outlook cổ điển.
Hộp thoại thu hồi tin nhắn cho biết nó chỉ dành cho các tin nhắn chưa đọc. Điều đó có còn đúng với tính năng Thu hồi tin nhắn mới không?
Không cần thiết. Quản trị viên có thể kiểm soát có cho phép thu hồi tin nhắn đã đọc (được bật theo mặc định) hay không. Hộp thoại Outlook chưa được cập nhật để phản ánh khả năng của tính năng Thu hồi Thư mới.
Tôi có thể chia sẻ báo cáo tình trạng thu hồi của mình với người khác không?
Có, bạn có thể xuất báo cáo trạng thái sang tệp CSV và chia sẻ tệp đó với những người khác. Nhưng bản thân việc chia sẻ liên kết tới báo cáo sẽ không hoạt động. Đăng nhập vào báo cáo yêu cầu thông tin đăng nhập của người gửi.
Việc thu hồi có hoạt động khi người gửi là hộp thư dùng chung không?
Có, tính năng Thu hồi Thư mới hỗ trợ kích hoạt thu hồi từ hộp thư dùng chung và bạn có thể mong đợi nó sẽ được thu hồi từ hầu hết người nhận. Tuy nhiên, bạn sẽ không thể đăng nhập để xem báo cáo trạng thái vào lúc này. Chúng tôi dự kiến sẽ giải quyết vấn đề này vào cuối năm nay.
Tính năng thu hồi mới có hoạt động khi gửi với tư cách là người đại diện không?
Tương tự như trường hợp hộp thư dùng chung, việc thu hồi sẽ hoạt động nhưng bạn sẽ không thể đăng nhập để xem báo cáo.
Vietbay IT Team
Hotline: 091 929 5529
Email: [email protected]
Website: www.vietbay.com.vn * www.cadcamcae.vn * www.vietbay.edu.vn
