Microsoft 365 và Exchange Online là hai công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp bạn nâng cao năng suất làm việc và nhanh chóng đạt được mục tiêu kinh doanh của mình.
Bài viết này, Vietbay sẽ so sánh Office 365 với Exchange Online để giúp bạn hiểu những điểm khác biệt chính giữa hai công cụ này và giúp bạn dễ dàng hơn khi đưa ra lựa chọn cho doanh nghiệp.
Office 365
Công cụ đầu tiên là Microsoft 365 (trước đây gọi là Office 365). Chà, đây là một phần mềm dựa trên đám mây giúp bạn đạt được các mục tiêu kinh doanh nhờ khả năng bảo mật mạnh mẽ, năng suất của người dùng và tính xác thực. Bộ năng suất của nó đi kèm với các công cụ mạnh mẽ như SharePoint, Exchange, Word, v.v
Tính năng của Office 365
- Cho phép cộng tác trực tuyến theo thời gian thực với các ứng dụng như SharePoint.
- Các tập tin và tài liệu có thể được truy cập từ mọi nơi bằng kết nối internet.
- Cung cấp lưu trữ đám mây an toàn với xác thực hai yếu tố mạnh mẽ.
- Cho phép liên lạc không bị gián đoạn trong các nhóm bằng cách sử dụng các ứng dụng như Skype và Outlook.
- Cung cấp quy trình làm việc và quản lý tác vụ hiệu quả với Microsoft Planner.
- Cung cấp một phân tích chi tiết về hiệu suất và các lĩnh vực cần cải thiện.
Ưu điểm của Office 365
- Giao tiếp hiệu quả để làm việc nhóm
- Bản đồ Microsoft Power để có thông tin chi tiết hữu ích
- Microsoft Planner cho quy trình làm việc có tổ chức
- Khả năng tiếp cận dễ dàng
Nhược điểm của Office 365
- Khả năng sử dụng phức tạp
- Cập nhật liên tục Nguyên nhân làm giảm năng suất
Exchange Online
Microsoft Exchange Online là một giải pháp lập lịch và email dựa trên đám mây khác dựa trên Microsoft Exchange Server. Nó giúp bạn cộng tác trên các tài liệu kinh doanh của mình và cung cấp cho bạn hộp thư đến có tổ chức nhằm ưu tiên các email theo phong cách làm việc của bạn.
Tính năng của Exchange Online
- Cung cấp khả năng tích hợp dễ dàng với các công cụ như Skype for Business và SharePoint.
- Bảo vệ tất cả dữ liệu quan trọng bằng công cụ Ngăn chặn mất dữ liệu (DLP).
- Cho phép truy cập từ xa các dữ liệu như danh bạ, email, lịch, v.v. từ tất cả các trình duyệt chính.
- Cho phép chia sẻ dữ liệu trên các ứng dụng như Exchange, SharePoint và Skype for Exchange.
- Cung cấp bảo mật nhiều thiết bị.
- Có giao diện thân thiện với người dùng để dễ dàng thích ứng.
Ưu điểm của Exchange Online
- Bảo mật dữ liệu với DLP
- Hộp thư đến mạnh mẽ
- Tăng năng suất và quy trình làm việc có tổ chức
- Bảo vệ tích cực chống lại các mối đe dọa qua email
Nhược điểm của Exchange Online
- Khắc phục sự cố khá khó khăn
- Đôi khi gặp vấn đề về lỗi gửi và nhận tin nhắn
Sự khác biệt giữa Office 365 so với Exchange Online
Chức năng
Microsoft 365
Chức năng của nền tảng dựa trên đám mây này hoạt động như một công cụ cộng tác và quản lý cho doanh nghiệp. Bộ công cụ năng suất được đóng gói toàn diện của nó cung cấp nhiều ứng dụng như MS Word, MS Excel, MS Outlook và MS PowerPoint, là những ứng dụng dành riêng cho Máy tính để bàn. Các ứng dụng dựa trên máy chủ của nó bao gồm SharePoint và Exchange.
Microsoft Exchange Online
Tương tự như vậy, đây là dịch vụ email dựa trên đám mây tập trung vào việc sắp xếp dữ liệu email và nội dung đám mây của bạn. Về mặt phân loại, Exchange trực tuyến là một trong nhiều ứng dụng của Office 365. Nó hoạt động như một dịch vụ lưu trữ email gửi email, danh bạ và tác vụ từ web, điện thoại di động hoặc PC.
Sự cộng tác
Microsoft 365
Nó cho phép bạn cộng tác thông qua các nhóm phân phối hoặc danh sách phân phối trong Outlook cũng như thông qua các thư mục chung và hộp thư chung. Đổi lại, nó cho phép bạn tạo hoặc tham gia các nhóm thông qua email hoặc lịch. Với sự trợ giúp của hộp thư chung, cũng hoạt động như hộp thư chung, khách hàng của bạn dễ dàng hỏi về dịch vụ của bạn.
Ngoài ra, nhóm của bạn chia sẻ hoặc chỉnh sửa nội dung theo thời gian thực bằng cách sử dụng các công cụ Cộng tác nhóm của Microsoft. Điều này đảm bảo làm việc được kết nối tốt trong các nhóm, đảm bảo quy trình làm việc liền mạch và tăng trưởng doanh thu.
Microsoft Exchange Online
Là ứng dụng nhắn tin được lưu trữ trên máy chủ, Exchange online cho phép bạn và nhóm của bạn duy trì kết nối tốt thông qua hộp thư email phong phú về tính năng. Tất cả các tính năng đều đi kèm với một loạt lợi ích và trải nghiệm người dùng tương ứng để phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn:
Hộp thư dùng chung – Nó hoạt động như một hộp thư tập trung với nhiều người dùng được ủy quyền. Những người dùng này gửi hoặc đọc email để chia sẻ lịch chung.
Nhóm – Nó bao gồm hai hoặc nhiều liên hệ trong một sổ địa chỉ chung, tất cả đều có thể nhận tin nhắn (được gửi đến nhóm) cùng nhau. Nó giúp phân tách các email theo cấu trúc công việc, phòng ban, v.v.
Thư mục công cộng – Khi làm việc trong một tổ chức hoặc một nhóm, Thư mục công cộng giúp việc thu thập, sắp xếp và chia sẻ thông tin giữa các thành viên trở nên dễ dàng. Nội dung trong thư mục chung được sắp xếp theo thứ bậc để dễ dàng sắp xếp và tìm kiếm dữ liệu.
Sự phù hợp cho các doanh nghiệp
Microsoft 365
Lý tưởng cho các doanh nghiệp yêu cầu nhiều công việc lập kế hoạch, nhắn tin, dịch vụ khách hàng và quản lý cửa hàng. Những nhiệm vụ này cần những nỗ lực hợp tác to lớn. Do đó, các công cụ Office 365 như Skype, OneDrive, SharePoint, Teams, v.v. hỗ trợ các yêu cầu này bằng cách cung cấp:
- Phương tiện giao tiếp nhất quán mạnh mẽ giữa các thành viên trong nhóm từ mọi nơi và mọi lúc.
- Dung lượng lưu trữ dữ liệu phù hợp.
- Một hệ thống giúp dữ liệu của bạn được tổ chức tốt và quản lý hiệu quả.
Microsoft Exchange Online
Vì Exchange Online về cơ bản là một giải pháp nhắn tin được lưu trữ trên máy chủ nên nó phù hợp nhất cho các doanh nghiệp (hoặc SMB), nơi hầu hết các dịch vụ ít cần cộng tác hơn và có phần lớn các chức năng email. Vì Exchange Online cung cấp các tùy chọn quản lý email và theo dõi nâng cao (bao gồm các công cụ bảo mật dữ liệu mạnh mẽ), doanh nghiệp của bạn sẽ được hưởng lợi nếu giải quyết các nhiệm vụ quản trị và email.
Cấp phép và khả năng mở rộng
Microsoft 365
Mỗi người dùng Microsoft 365 cài đặt ứng dụng trên tối đa 5 máy tính để bàn. Mọi cài đặt đều được kích hoạt tự động bởi dịch vụ dựa trên đám mây được liên kết với Office 365.
Bạn có thể tùy chỉnh các công cụ (hoặc sử dụng kết hợp ứng dụng tùy chỉnh) của Office 365 theo yêu cầu kinh doanh của mình. Việc thêm người dùng mới hoặc xóa người dùng cũ được thực hiện bằng cách thêm hoặc xóa giấy phép người dùng.
Microsoft Exchange Online
Hoàn toàn dựa trên đám mây nên việc cấp phép của nó được cung cấp với mức phí hàng tháng cho mỗi người dùng. Cung cấp khả năng mở rộng dễ dàng cho doanh nghiệp của bạn ở cấp độ toàn cầu. Công cụ này là một email dựa trên đám mây giúp việc mở rộng kinh doanh trở nên hợp lý và khả thi.
Kiểm soát cơ sở hạ tầng
Microsoft 365
Nó không cung cấp cho bạn quyền truy cập trực tiếp vào máy chủ của nó. Điều này hạn chế quyền kiểm soát của bạn đối với quyền truy cập, cấu hình hoặc nâng cấp hệ thống. Trong trường hợp xảy ra lỗi kỹ thuật, chỉ có chuyên gia lành nghề của Microsoft mới có thể khắc phục sự cố.
Exchange Online
Nó cho phép bạn có quyền kiểm soát cơ sở hạ tầng bao gồm cấu hình và khả năng truy cập. Trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật, bất kỳ chuyên gia CNTT có kinh nghiệm nào cũng có thể giải quyết vấn đề. Ngoài ra, nó cho phép bạn có toàn quyền kiểm soát việc bảo vệ và chủ quyền dữ liệu của mình.
Kết luận
Chúng tôi chắc chắn hiểu rằng việc chọn một trong hai công cụ năng suất dựa trên đám mây giàu tính năng này có thể là một thách thức. Vì vậy, bạn phải hiểu:
- nhu cầu kinh doanh cụ thể của bạn,
- các chức năng chính ảnh hưởng đến tăng trưởng doanh thu của bạn,
- nếu lực lượng lao động của bạn có khả năng thích ứng với cơ cấu mới,
- liệu việc cộng tác và quản lý tác vụ có phải là ưu tiên hàng đầu của bạn hay việc quản lý khách hàng và lập kế hoạch nhiệm vụ đang thúc đẩy hoạt động kinh doanh của bạn?
Xem xét các yếu tố trên, nếu cộng tác và giao tiếp xác định quy trình làm việc và yêu cầu của nhóm bạn (thường là nhu cầu của các doanh nghiệp và doanh nghiệp lớn), Office 365 là một lựa chọn khả thi.
Trong khi đó, nếu bạn là doanh nghiệp yêu cầu gửi và nhận email rộng rãi, lưu trữ lịch hoặc
nội dung trên đám mây (thường được các công ty khởi nghiệp và SMB cần) thì Exchange
Online 365 có thể là một lựa chọn hợp lý.
Nguồn: infrasos.com
Để biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ:
