Là người đứng đầu một doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa, có thể bạn đã đầu tư vào Microsoft Office từ nhiều năm trước thông qua giấy phép vĩnh viễn (perpetual license) hoặc phiên bản “cài đặt tại chỗ” (on-premises) nhằm trang bị cho đội ngũ của mình những ứng dụng năng suất thiết yếu như Word, Excel và PowerPoint. Qua thời gian, các công cụ quen thuộc này đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động hàng ngày — đến mức bạn khó có thể hình dung công việc mà không có chúng.
Tuy nhiên, có thể bạn đã bắt đầu nhận thấy những hạn chế. Các ứng dụng bị “mắc kẹt” trên máy tính để bàn, khiến năng suất làm việc giảm sút mỗi khi bạn không có mặt tại văn phòng. Bạn không thể dễ dàng truy cập tệp tin hay cộng tác hiệu quả khi làm việc từ xa hoặc khi đi công tác, gây ra những trở ngại không cần thiết cho đội ngũ. Có lẽ bạn cũng nhận thấy chi phí CNTT ngày càng tăng khi phải bổ sung từng giải pháp riêng biệt cho email, lưu trữ tệp và các cuộc họp trực tuyến.
Nếu những thách thức này nghe quen thuộc, bạn có thể cân nhắc nâng cấp lên Microsoft 365
Microsoft 365 là một dịch vụ đăng ký dựa trên nền tảng đám mây, kết hợp các ứng dụng năng suất hàng đầu như Word, Excel và PowerPoint với các công cụ cộng tác, bảo mật và trí tuệ nhân tạo (AI) mạnh mẽ. Với Microsoft 365, bạn vẫn giữ được những ứng dụng quen thuộc mà đội ngũ của bạn đã tin dùng, nhưng được nâng cấp với sự đơn giản, linh hoạt và an toàn của nền tảng đám mây.
Trao quyền cho nhân viên làm việc từ bất cứ đâu, họp và trò chuyện dễ dàng qua Microsoft Teams, đồng thời cộng tác theo thời gian thực trên tài liệu và ứng dụng. Tăng cường năng suất làm việc của nhóm bạn với Copilot — trợ lý AI hỗ trợ công việc. Đơn giản hóa quản lý CNTT và tiết kiệm chi phí bằng cách hợp nhất email, lưu trữ và công cụ năng suất vào một giải pháp tích hợp duy nhất, đồng thời bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp bạn.
Bây giờ là thời điểm hoàn hảo để chuyển sang Microsoft 365—và chúng tôi có những con số để chứng minh điều đó
Để đánh giá tiềm năng hoàn vốn đầu tư (ROI) mà các doanh nghiệp có thể đạt được khi triển khai Microsoft 365, Microsoft đã ủy quyền cho Forrester Consulting thực hiện nghiên cứu Tổng tác động kinh tế (The Total Economic Impact™) của Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp. Nghiên cứu này cho thấy ROI đáng kể lên đến 223% trong vòng ba năm, với thời gian hoàn vốn chưa đến sáu tháng, chứng minh rằng khoản đầu tư ban đầu được thu hồi rất nhanh chóng. Thuyết phục hơn nữa, nghiên cứu ước tính tổng lợi ích hơn 500.000 USD trong vòng ba năm, đến từ các yếu tố sau:
- Tiết kiệm thời gian cộng tác lên đến 1,5 giờ mỗi tuần cho mỗi người dùng nhờ các công cụ giao tiếp nâng cao, tự động hóa quy trình công việc và cải tiến quy trình kinh doanh.
- Nâng cao năng suất của chuyên viên IT, tiết kiệm 686 giờ mỗi năm nhờ giảm số lượng yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật (help desk) và rút ngắn thời gian cập nhật/hạ tầng hệ thống.
- Giảm chi phí đáng kể, với hơn 297.000 USD tiết kiệm từ việc loại bỏ phần cứng/phần mềm lỗi thời và cắt giảm chi phí bảo trì CNTT.
Ngoài ra, nghiên cứu còn nêu bật những lợi ích không định lượng được, chẳng hạn như quy trình làm việc được tự động hóa hiệu quả hơn nhờ Power Automate, và ra quyết định nhanh chóng nhờ Power BI – công cụ phân tích dữ liệu dễ sử dụng. Những cải tiến này giúp đội ngũ giảm bớt gánh nặng hành chính, tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược và tận dụng những hiểu biết dựa trên dữ liệu, từ đó thúc đẩy hiệu quả tổ chức và tăng trưởng lâu dài.
Nguồn: The Total Economic Impact™ Of Microsoft 365 For Business
Tận dụng tối đa các công cụ bạn sử dụng hàng ngày
Linh hoạt hơn. Bạn không còn bị giới hạn trên một thiết bị duy nhất; Microsoft 365 cho phép một giấy phép người dùng sử dụng trên tối đa năm máy tính, máy tính bảng và thiết bị di động, giúp đội ngũ của bạn duy trì năng suất bất cứ nơi nào họ làm việc. Nhân viên thậm chí có thể sử dụng ứng dụng ở chế độ offline lên đến 30 ngày — rất tiện lợi khi đi công tác hoặc làm việc ở những nơi có kết nối internet hạn chế.
Năng suất cao hơn. Luôn được cập nhật các tính năng mới nhất trong các ứng dụng như Word, Excel, PowerPoint và Teams — không cần phải mua phiên bản mới. Cộng tác theo thời gian thực với việc chia sẻ tài liệu và cùng chỉnh sửa, trong khi 1TB dung lượng lưu trữ trên OneDrive giúp giữ an toàn và dễ dàng truy cập các tệp trên mọi thiết bị.
Bảo mật tốt hơn. Bảo vệ chống lại phishing, phần mềm độc hại và thư rác với các chính sách bảo mật tích hợp sẵn. Truy cập an toàn với xác thực đa yếu tố, đăng nhập một lần (single sign-on) và khả năng xóa dữ liệu từ xa khi thiết bị bị mất hoặc bị đánh cắp. Bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp đồng thời tận dụng năng suất hỗ trợ bởi AI với Microsoft Copilot.
Thời gian sắp hết cho các phiên bản Office cũ — đây là những điều bạn cần biết
Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang sử dụng Microsoft Office 2016 hoặc Microsoft Office 2019, việc lên kế hoạch chuyển đổi ngay từ bây giờ là vô cùng cần thiết. Hỗ trợ cho các phiên bản này sẽ kết thúc vào ngày 14 tháng 10 năm 2025, sau đó Microsoft sẽ không còn cung cấp các bản cập nhật bảo mật quan trọng hay hỗ trợ kỹ thuật. Việc tiếp tục sử dụng phần mềm không được hỗ trợ có thể khiến tổ chức của bạn đối mặt với các lỗ hổng bảo mật, rủi ro về tuân thủ, và gián đoạn trong hoạt động.
Việc chuyển sang Microsoft 365 trước thời hạn sẽ giúp bảo vệ doanh nghiệp của bạn, nâng cao năng suất làm việc và đơn giản hóa quản lý CNTT. Nâng cấp chủ động ngay bây giờ sẽ giúp bạn chuyển đổi một cách liền mạch và giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn — đừng chờ đến sát ngày hạn cuối.
(Nguồn: Microsoft)
Tham khảo thêm:
Liên hệ với Vietbay để được tư vấn:
