Trong bối cảnh kỹ thuật số ngày càng phát triển, các tổ chức đang tạo ra khối lượng email và các thông tin liên lạc điện tử khác ngày càng tăng. Quản lý hiệu quả luồng thông điệp ngày càng tăng này trong khi vẫn duy trì việc tuân thủ các yêu cầu quy định đã trở thành một khía cạnh quan trọng của hoạt động kinh doanh hiện đại. Một giải pháp hiệu quả được cung cấp bởi bộ Microsoft 365 của Microsoft là tính năng hộp thư lưu trữ (Archive Mailbox). Trong hướng dẫn này, hãy cùng tìm hiểu cách bật hộp thư lưu trữ trong Microsoft 365.
Hộp thư lưu trữ trong Microsoft 365 là gì?
Hộp thư lưu trữ là không gian lưu trữ hộp thư bổ sung trong Microsoft 365. Nó cho phép người dùng giảm tải và bảo quản các email, tài liệu cũ hơn và dữ liệu khác bằng cách lưu trữ tại chỗ trong khi vẫn giữ cho hộp thư chính của họ gọn gàng. Tính năng này đặc biệt có lợi cho các tổ chức cần lưu giữ email trong thời gian dài vì lý do pháp lý, quy định hoặc kinh doanh.
Để giải quyết các nhu cầu tuân thủ và lưu giữ, bạn có thể tạo chính sách lưu giữ cho tổ chức của mình. Ví dụ: sau khi tạo hộp thư lưu trữ, bạn có thể tạo chính sách sẽ lấy email từ hộp thư của người dùng phù hợp với tiêu chí lưu giữ nhất định (thời gian 5 năm, 7 năm, v.v.) và chuyển chúng vào hộp thư lưu trữ của người dùng.
Ưu điểm và nhược điểm của việc sử dụng hộp thư lưu trữ trong Microsoft 365
Việc kích hoạt hộp thư lưu trữ trong Microsoft 365 mang lại một số lợi ích. Nó giúp hợp lý hóa việc quản lý hộp thư bằng cách tách các email đang hoạt động khỏi các thư cũ hơn, ít được truy cập hơn, nâng cao hiệu suất tổng thể của hộp thư và khả năng tìm kiếm.
Hơn nữa, hộp thư lưu trữ đảm bảo tuân thủ các chính sách lưu giữ dữ liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình pháp lý và kiểm tra theo quy định. Một lợi ích khác là không cần xuất và quản lý các tập tin .pst . Đó là một cơn đau đầu mà bạn rõ ràng không cần!
Sau khi kích hoạt hộp thư lưu trữ trong Microsoft 365, bạn cũng có thể sử dụng tính năng lưu trữ tự động mở rộng. Khi tính năng này được bật cho người dùng của bạn, khi hộp thư lưu trữ của họ đạt đến hạn ngạch, Microsoft sẽ tự động thêm 10 GB dung lượng cho họ mà không cần người dùng hoặc chuyên gia IT của bạn thực hiện các bước nào!
Tuy nhiên, nhược điểm chính của việc sử dụng hộp thư lưu trữ là nó tạo thêm một lớp phức tạp khác cho các chuyên gia IT chịu trách nhiệm về email và lưu trữ.
Bạn có cần quyền để bật hộp thư lưu trữ trong Microsoft 365 không?
Bạn cần có quyền quản trị thích hợp để bật hộp thư lưu trữ trong Microsoft 365. Các quyền cụ thể được yêu cầu có thể khác nhau tùy thuộc vào phiên bản Microsoft 365 và vai trò được gán cho tài khoản của bạn.
Dưới đây là các quyền phổ biến cần thiết:
- Quản trị viên Exchange (Exchange Administrator): Để kích hoạt hộp thư lưu trữ, thông thường bạn cần phải có vai trò Quản trị viên Exchange hoặc các quyền tương đương. Vai trò này cho phép bạn quản lý cài đặt Exchange Online, bao gồm cả hộp thư lưu trữ.
- Quản lý tổ chức (Organization Management) : Trong một số trường hợp, vai trò Quản lý tổ chức có thể được yêu cầu. Vai trò này cấp quyền truy cập quản trị đầy đủ vào tất cả các khía cạnh của Microsoft 365, bao gồm cả Exchange Online.
- Quản lý tuân thủ (Compliance Management): Nếu bạn đang bật hộp thư lưu trữ cho mục đích tuân thủ, bạn có thể cần có vai trò Quản lý tuân thủ hoặc các quyền tương đương. Vai trò này cho phép bạn quản lý các tính năng và cài đặt tuân thủ trong Microsoft 365.
- Xuất/Nhập Hộp Thư (Mailbox Import/Export): Vai trò Xuất/Nhập Hộp Thư hoặc các quyền tương đương là cần thiết để nhập hoặc xuất dữ liệu đến hoặc từ hộp thư lưu trữ.
Cách bật hộp thư lưu trữ trong Microsoft 365 cho một người dùng cụ thể
Đầu tiên, nhấp vào tên Adam Eham trong chế độ xem Mailboxes của trung tâm quản trị Exchange (EAC).
Tiếp theo, nhấp vào tab “ Others ” ở trên cùng.
Trong phần Quản lý kho lưu trữ hộp thư (Manage mailbox archive), đang hiển thị rằng tính năng này đã bị tắt (Disable).
Tiếp theo chỉ cần nhấp vào tùy chọn Bật (Enabled) và nhấp vào Lưu (Save) ở dưới cùng.
Như vậy là đã xong, hộp thư lưu trữ của chúng ta đã được tạo.
Sau khi kích hoạt hộp thư lưu trữ, thông thường bạn sẽ phải đợi tối đa 15 hoặc 20 phút. Đôi khi nó nhanh hơn, đôi khi lâu hơn.
Làm cách nào để truy cập hộp thư lưu trữ trong Outlook Microsoft 365?
Hộp thư lưu trữ nằm trong danh sách thư mục ở bên trái. Trên Outlook, nó được hiển thị dưới dạng ‘Online Archive – ‘. Chỉ cần nhấp vào nó và nó sẽ mở rộng giống như hộp thư chính của bạn.
Một lần nữa, khi các chính sách lưu giữ bắt đầu có hiệu lực, các email và mục lịch sẽ chuyển sang hộp thư mới này. Và, theo mong muốn của người dùng, họ có thể chỉ cần kéo và thả email tùy ý vào hộp thư lưu trữ để dọn dẹp mọi thứ.
Hộp thư lưu trữ trong Microsoft 365 giúp tổ chức linh hoạt hơn
Việc kích hoạt hộp thư lưu trữ trong Microsoft 365 cung cấp cho các tổ chức một giải pháp mạnh mẽ để quản lý khối lượng email ngày càng tăng và bảo toàn dữ liệu quan trọng. Bằng cách tách các thư cũ hơn, ít được truy cập thường xuyên hơn khỏi hộp thư chính, hộp thư lưu trữ giúp cải thiện hiệu suất và khả năng tìm kiếm của hộp thư.
Ngoài ra, tính năng này đảm bảo tuân thủ các chính sách lưu giữ dữ liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình khám phá pháp lý và kiểm tra theo quy định. Với khả năng linh hoạt kích hoạt hộp thư lưu trữ trong Microsoft 365 cho người dùng cá nhân hoặc toàn bộ tổ chức, doanh nghiệp có thể hợp lý hóa việc quản lý email, nâng cao năng suất và đáp ứng các yêu cầu lưu giữ dữ liệu của họ một cách hiệu quả.
Liên hệ với Vietbay để được tư vấn trực tiếp
