Là người tổ chức sự kiện, bạn luôn tìm mọi cách để đảm bảo sự kiện sẽ diễn ra thành công mà không gặp bất cứ trục trặc kỹ thuật nào đặc biệt là đối với các sự kiện online đang được sử dụng rất nhiều trong bối cảnh của đại dịch Covid.
Và nếu như bạn đang phân vân không biết lựa chọn phương tiện nào để tổ chức sự kiện thì Microsoft Teams sẽ là một gợi ý khá tốt. Bởi Microsoft Teams hiện đã có thể tổ chức các cuộc họp tối đa cho 10.000 người tham gia trải nghiệm, trong đó 1.000 người tư được mời sẽơng tác bằng cách sử dụng trò chuyện, âm thanh và video.
Ở bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho các nhà tổ chức sự kiện các phương pháp hay nhất, mẹo và các bước chuẩn bị để tối ưu hóa trải nghiệm cuộc họp lớn và xử lý hiệu quả mọi sự cố có thể xảy ra.
Các phương pháp giúp thiết lập một cuộc họp lớn thành công
Để tổ chức một sự kiện thành công, Microsoft khuyến nghị thực hiện theo các phương pháp được nêu dưới đây, dành cho những người tham gia cuộc họp, quản trị viên IT và nhân viên hỗ trợ IT.
Người tổ chức và Người thuyết trình
– Để cuộc họp diễn ra suôn sẻ, các nhà tổ chức sự kiện nên thiết lập những người thuyết trình được xác định trước cho sự kiện. Điều này tạo ra cấu trúc có tổ chức của vai trò người trình bày và người tham dự. Sau khi cuộc họp bắt đầu, người thuyết trình cũng có thể thăng chức những người tham dự khác lên vai trò người thuyết trình.
– Xác định người đồng tổ chức thông qua các tùy chọn cuộc họp.
– Cho phép người tổ chức cấu hình trước các cài đặt Video và Micro để kiểm soát những người tham dự.
Tắt micrô của người tham dự để tránh làm phiền. Nếu ai đó cần tương tác trong cuộc họp, hãy cho phép họ bật tiếng khi họ giơ tay.
Tắt video của những người tham dự để tránh làm phân tán thị giác. Trong thời gian thích hợp của cuộc họp, video có thể được phép cho tất cả những người tham dự hoặc các cá nhân cụ thể.
