One Drive For Business – dẹp tan nỗi lo về việc chia sẻ dữ liệu nơi công sở

Đặc điểm nổi bật của các dịch vụ lưu trữ đám mây chính là khả năng đồng bộ của chúng. Chỉ cần cài đặt phần mềm và lựa chọn một thư mục bất kỳ, sau đó tất cả những nội dung gì bạn đưa vào thư mục đó sẽ được đồng bộ lên “mây”. Đăng nhập cùng tài khoản đó trên các máy khác, nội dung sẽ được tự động tải xuống và cập nhật ngay khi có thay đổi.

Dịch vụ lưu trữ đám mây của Microsoft có dung lượng miễn phí tới 5 GB, tích hợp khả năng đồng bộ hóa và các ứng dụng văn phòng truyền thống. OneDrive hoạt động tên nhều nền tảng từ Android cho đến Windows Phone. Ứng dụng tự động gắn thẻ, đánh dấu và chú thích các file PDF, chưa kể việc hỗ trợ làm việc với tập tin ở chế độ offline.  
 

Không chỉ đồng bộ giữa các máy tính, OneDrive còn cho phép chia sẻ và đồng bộ giữa nhiều người dùng với nhau. Do đó khi một người thực hiện thay đổi vào tài liệu và lưu lại, chỉ vài giây sau nó sẽ được cập nhật ở máy tính của người dùng chung tài khoản OneDrive. Điều này giúp cho người dùng có thể trao đổi tài liệu công việc dễ dàng, không cần đi lại và cũng chẳng cần đụng tới email mỗi khi có cập nhật mới.

 

OneDrive, bên cạnh đó, còn cho phép người dùng chia sẻ tài liệu và chỉnh sửa cùng nhau theo thời gian thực. Có thể thấy tất cả những gì người kia đang soạn, định thay đổi, có thể góp ý cho nhau ngay lập tức để chốt được nội dung. Đây là tính năng rất quan trọng vì đôi khi phải ngồi làm cùng nhau ta mới có thể thống nhất được.

Với những người làm về nội dung thì còn có một tính năng khác mà OneDrive vượt trội so với việc sao chép thông thường: version history hay kiểm soát phiên bản. Nếu nhỡ ghi đè nội dung vào một file quan trọng, tính năng version history cho phép người dùng khôi phục lại nội dung ở thời điểm trước đó. Thậm chí nếu có lỡ tay xóa file khỏi máy tính thì vẫn có thể tìm lại được trong “thùng rác” của OneDrive.

 

Dịch vụ lưu trữ đám mây này hỗ trợ tốt cho cả môi trường di động và web. Trên smartphone, ứng dụng OneDrive có thể tích hợp với các ứng dụng khác của bộ Office như Word, Excel (có đầy đủ chức năng khi sử dụng gói Office 365 for Business) để làm việc trực tiếp. Nếu có máy tính mà không cài sẵn ứng dụng, bạn cũng có thể truy cập bộ nhớ qua web và làm việc với giao diện và chức năng tương đương phần mềm cài đặt.

Thực ra phần lớn các tính năng nói trên đều có ở các dịch vụ lưu trữ đám mây nói chung. Điểm vượt trội của OneDrive for Business là nó được tích hợp sâu vào bộ phần mềm Office 365 của Microsoft, cũng như dịch vụ email Exchange mà  nhiều doanh nghiệp đang sử dụng. Mức dung lượng đối với mỗi tài khoản sử dụng lên tới 1TB, người dùng thoải mái lưu trữ mà không lo lắng gì.

OneDrive for Business đã giải quyết được phần lớn nhu cầu lưu trữ, chia sẻ tài liệu… Đây chỉ là một giải pháp trong bộ phần mềm Office 365 for Business, và Microsoft còn cung cấp rất nhiều tính năng hữu dụng khác cho môi trường doanh nghiệp. Với mức giá chỉ từ 115,000 VNĐ/tháng, Office 365 for Business là một sự lựa chọn hợp lý đối với các doanh nghiệp.